Grāmatvedības ārpakalpojumi vai grāmatvedis darbinieks?

Kas ir grāmatvedības ārpakalpojumi?

Ņemot vērā likuma Par grāmatvedību 3.pantu, var secināt, ka grāmatvedības ārpakalpojumi ir pakalpojumi, kurus pamatojoties uz rakstveida līgumu (izņemot darba līgumu) sniedz persona, kura atbilst noteiktām prasībām.

Sabiedrībai, kurai ir nepieciešami grāmatvedības pakalpojumi, slēdz uzņēmuma līgumu ar citu sabiedrību - grāmatvedības pakalpojumu sniedzēju. Līgumā paredz abu pušu tiesības, pienākumus, dokumentu apriti, samaksu par pakalpojumiem, vietu, kur tiek glabāti dokumenti un citus jautājumus. Faktiski tā ir sadarbība starp diviem uzņēmumiem.

Atšķirībā, no grāmatveža - Jūsu uzņēmuma darbinieka, kurš darba pienākumus parasti veiktu, atrodoties Jūsu uzņēmuma telpās, ārpakalpojumu grāmatvedis darbu pamatā veiks ārpus Jūsu uzņēmuma telpām.

Grāmatvedības ārpakalpojumu veidi.

• Grāmatvedības ārpakalpojumi pilnā apmērā. Šādā gadījumā nav nepieciešams grāmatvedis - darbinieks, jo ārpakalpojumu sniedzējs veic visus ar grāmatvedību saistītos darbus.
• Ārpakalpojumi daļējā apmērā. Piemēram, ārpakalpojumu sniedzējs aprēķina algas, apkopo iegrāmatotos datus, lai sagatavotu pārskatus, deklarācijas, iesniedz un sagatavo deklarācijas. Piemēram, vairumtirdzniecības uzņēmumā darbinieks izraksta pavadzīmes. Dati par pavadzīmēm tiek uzkrāti grāmatvedības vai citā programmā. Ārpakalpojumu grāmatvedis periodiski saņem datus, apstrādā tos, sagatavo un iesniedz nepieciešamos pārskatus.
• Grāmatvedības konsultācijas. Neregulāri, rodoties jautājumiem, tiek saņemtas konsultācijas. Šāds pakalpojumu veids nav tik izplatīts. Var izmantot, ja rodas nepieciešamība salīdzinoši ātri saņemt atbildes uz jautājumiem. Citos gadījumos lietderīgāk uzdot jautājumu Valsts ieņēmumu dienestam.

Vai grāmatvedības ārpakalpojumi ir lētāki, salīdzinot ar grāmatvedi - darbinieku?

Grāmatvedības ārpakalpojumu cenas ir ļoti dažādas. Ir redzēti piedāvājumi sākot no 14 eiro mēnesī. Tāpat ir piedāvājumi, kur minimālā cena ir 100 eiro mēnesī.

Cena pamatā ir atkarīga no laika, kurš ir patērēts darba veikšanai. Jebkurā gadījumā grāmatvedību kārto kāds konkrēts cilvēks, kurš par to saņem algu. Algai jābūt konkurētspējīgai, samērīgai, pretējā gadījumā būs ļoti grūti atrast darbiniekus.

Grāmatvedības ārpakalpojumi vairumā gadījumu būs nedaudz lētāki tādiem uzņēmumiem, kuriem nav nepieciešams pilna laika darbinieks - grāmatvedis. Jo ārpakalpojumu gadījumā tiek lietderīgāk izmantota darba vieta, dators, programmas.

Ja nepieciešams pilna laika grāmatvedis (8 stundas katru darba dienu), tad grāmatvedības ārpakalpojumi var būt pat dārgāki, nekā grāmatvedis - darbinieks.

Saistībā ar ārpakalpojumiem būtu jāņem vērā, ka ārpakalpojumu sniedzējam var būt papildus izdevumi, lai apmaksātu, piemēram, direktora (valdes locekļa) darbu, ja vien direktors personīgi nekārto grāmatvedību. Tādējādi, starp personu, kura kārtos Jūsu uzņēmuma grāmatvedību un Jūsu uzņēmumu var būt "starpnieks", kā rezultātā pakalpojumu cena sadārdzinās.

Atsevišķas priekšrocības, izmantojot grāmatvedības ārpakalpojumus.

• Nav nepieciešamības iekārtot grāmatveža darba vietu (tādējādi, samazinās izdevumi). Attiecas uz uzņēmumiem, kuriem nav nepieciešams pilna darba laika grāmatvedis. Šādiem uzņēmumiem būtu jāiekārto darba vieta grāmatvedim darbiniekam, bet šī darba vieta (dators, programmatūra utt.) netiktu pilnībā izmantota. Ārpakalpojumu gadījumā darba vietu var izmantot citi darbinieki.
• Parasti grāmatvedības uzņēmumā ir lielāka informācijas aprite, grāmatvedis ikdienā saskaras ar dažādām situācijām. Jo ārpakalpojumu grāmatvedis kārto grāmatvedību vairākiem uzņēmumiem. Salīdzinoši biežāk rodas dažādi jautājumi, izaicinājumi, jāmeklē atbildes, risinājumi. Tādā veidā tiek iegūta papildus informācija un pieredze, kuru var izmantot visu apkalpojamo uzņēmumu labā. Ārpakalpojumu grāmatvedim ir vairāk informācijas par procesiem, jautājumiem, kuri saistīti ar komercdarbību, grāmatvedību un nodokļiem. Ņemot vērā iepriekšējo pieredzi, ārpakalpojumu grāmatvedis var dot padomu kādos konkrētos apstākļos (lielāka iespējamība, ka ar attiecīgo situāciju grāmatvedis jau iepriekš ir saskāries).
• Uzņēmums, piemēram, nesaņem atlīdzību par ikgadējo apmaksāto atvaļinājumu.
• Grāmatveža darbinieka gadījumā ir jāievēro Darba likuma prasības (piemēram, prasības par darba attiecību izbeigšanu). Ārpakalpojumu gadījumā (uzņēmuma līgums) pušu attiecības ir atrunātas līgumā (puses var brīvāk izvēlēties līguma noteikumus). Darba attiecību gadījumā, ja uzņēmumā samazinājies darba apjoms, uzņēmējam ir pienākums maksāt darba līgumā noteikto darba algu. Ārpakalpojumu gadījumā, uzņēmuma līgumā tiek atrunāta samaksa par pakalpojumiem, piemēram, atkarībā no darba apjoma. Jo mazāks darba apjoms, jo mazāka samaksa par grāmatvedības pakalpojumiem.
• Samazinās vajadzība rēķināties ar grāmatveža individuālajām rakstura īpašībām.
• Ārpakalpojumu grāmatveža neatkarība no Jūsu uzņēmuma darbiniekiem. Ārpakalpojumu grāmatveža lielāka objektivitāte. Grāmatvedis - Jūsu uzņēmuma darbinieks, atrodoties Jūsu uzņēmuma telpās, daudz biežāk kontaktējas ar citiem Jūsu uzņēmuma darbiniekiem. Laika gaitā var rasties apstākļi, kuru dēļ darbinieks var kļūt neobjektīvs.
• Uzņēmumam Jūs nododat Jūsu kontrolētu informāciju un dokumentus un uzņēmuma pārstāvis saņem tikai to informāciju, kura nepieciešama grāmatvedības kārtošanai.

Kādos gadījumos ir lietderīgāk grāmatvedi pieņemt darbā?

Ja sabiedrības vadībai un darbiniekiem ir nepieciešama ikdienas vairākkārtēja kontaktēšanās un operatīva dokumentu apmaiņa ar grāmatvedi, tad lietderīgāks risinājums būtu individuāla grāmatveža algošana, kurš pastāvīgi atrastos sabiedrības telpās un būtu pakļauts sabiedrības iekšējai darba kārtībai.

Savukārt, ja nav nepieciešams bieži kontaktēties (apmainīties ar dokumentiem) ar grāmatvedi, tad izdevīgāks risinājums būtu cita uzņēmuma pakalpojumu izmantošana grāmatvedības kārtošanā.

Tāpat, saprātīgāk būtu uzticēt grāmatvedības kārtošanu grāmatvedim - attiecīgā uzņēmuma darbiniekam, ja uzņēmumā ļoti svarīga ir informācijas konfidencialitāte. Ārpakalpojumu gadījumā ir lielāka iespēja, ka informācija kļūs pieejama trešajām personām. Jebkurā gadījumā konfidencialitātes ievērošana ir atkarīga no konkrēta grāmatveža (fiziskās personas).

Kādos gadījumos ārpakalpojumi būtu lietderīgāks risinājums?

• Jūs esat tikko reģistrējuši uzņēmumu un Jums ir salīdzinoši neliels priekšstats par grāmatvedības kārtošanu, prasībām pret dokumentiem (rēķiniem), salīdzinoši maz informācijas par nodokļiem.
• Jūsu uzņēmums ir salīdzinoši neliels un darbībai nav nepieciešamas biroja telpas. Piemēram, Jūsu uzņēmums nodarbojas ar starpniecību preču vairumtirdzniecībā. Jums ir nepieciešams bieži doties komandējumos. Pamata darba rīks ir dators un darbu varat veikt jebkurā vietā. Šādā gadījumā nav lietderīgi izveidot (iekārtot) biroju un pieņemt darbā grāmatvedi.
• Ja darbības apjoms un peļņa ir neliela un Jums nav zināšanu par grāmatvedības kārtošanu, nodokļiem, atskaišu iesniegšanu. Ja Jums ir pietiekamas zināšanas par atskaišu iesniegšanu un spējat patstāvīgi tās iesniegt (piemēram, mikrouzņēmumu nodokļa deklarācijas), tad ārpakalpojumu grāmatvedi var piesaistīt, piemēram, lai sagatavotu gada pārskatu.

Jūs var interesēt:

• Komercdarbības apstākļi Latvijā Vēlamais un nevēlamais komercdarbības modelis? No kādām darbībām un darījumiem ir jāatturas? PVN numura iegūšana. Ārpakalpojumu grāmatvežu pienākumi. Kādi varētu būt iemesli, lai Latviju izvēlētos par komercdarbības vietu?
• Grāmatvedības uzskaite Ar grāmatvedību saistīta informācija, kura varētu būt noderīga saimnieciskās darbības un komercdarbības veicējiem.
• Grāmatvedības pakalpojumi Grāmatvedības ārpakalpojumi juridiskām un fiziskām personām. Pakalpojumi dažādu darbības jomu uzņēmumiem, tai skaitā: informācijas tehnoloģiju, transporta starpniecības, mazum un vairumtirdzniecības, finanšu starpniecības uzņēmumiem. Maksa par grāmatvedīb