Grāmatvedības organizācijas dokumenti ir definēti Grāmatvedības likumā, un prasības to izstrādei noteiktas Ministru kabineta noteikumu „Grāmatvedības kārtošanas noteikumi” 8. nodaļā. Tā ir dokumentācija par attiecīgā uzņēmuma grāmatvedības īpatnībām (kā attiecīgajā uzņēmumā jākārto grāmatvedība). Jāņem vērā, ka organizācijas dokumentiem jāatbilst normatīvo aktu prasībām.
Kārtojot grāmatvedību, grāmatvedis pamatojas uz tiesību normām, kā arī uz grāmatvedības organizācijas dokumentiem.
Piemēram, SIA nopērk datoru, kurš ilgāk par gadu tiks izmantots preču ražošanai un pakalpojumu sniegšanai. Grāmatvedim rodas jautājums: vai dators ir uzskatāms par pamatlīdzekli, vai arī visa pirkuma summa uzreiz ir jāiekļauj izmaksās. Atbildei jābūt attiecīgās SIA grāmatvedības organizācijas dokumentos.
Ja SIA mainās grāmatvedis, tad ir svarīgi, lai arī turpmāk grāmatvedība tiktu kārtota pēc tiem pašiem principiem. Piemērā ar datora iegādi nedrīkst būt tā, ka viens grāmatvedis datoru uzskata par pamatlīdzekli, bet nākamais tādu pašu datoru uzreiz iekļauj izdevumos. Jo tad netiek ievērots Gada pārskatu un konsolidēto pārskatu likums, finanšu pārskati nesniedz skaidru priekšstatu par sabiedrības līdzekļiem (aktīviem) un peļņu vai zaudējumiem.
Lai nākamais grāmatvedis zinātu pēc kādiem principiem tiek kārtota attiecīgā uzņēmuma grāmatvedība (kādas ir īpatnības attiecīgajā uzņēmumā), ir nepieciešami grāmatvedības organizācijas dokumenti.
Tāpat jāņem vērā, ka Valsts ieņēmumu dienests, veicot pārbaudes (auditu), parasti pieprasa iesniegt grāmatvedības organizācijas dokumentus. Organizācijas dokumentus parasti pieprasa arī zvērināts revidents, veicot uzņēmuma revīziju.
Ministru kabineta noteikumos ir atsevišķa nodaļa, kurā uzskaitīti grāmatvedības organizācijas dokumenti un noteiktas prasības šo dokumentu saturam.
Grāmatvedības organizācijas dokumentos ietver ar grāmatvedības kārtošanu saistītus jautājumus (instrukcijas). Sagatavojot šos dokumentus, jāievēro tiesību normu prasības un šie dokumenti jāpielāgo attiecīgā uzņēmuma prasībām (darbības veidam, specifikai). Dokumentus sagatavo latviešu valodā.
Vispārējā gadījumā uzņēmuma vadītājam ir pienākums nodrošināt grāmatvedības organizācijas dokumentu izstrādi, izdošanu un šajos dokumentos noteiktās kārtības ievērošanu. Uzņēmuma vadītājs ir atbildīgs par šo dokumentu saturu.
Faktiski dokumentus izstrādā grāmatvedis. Un uzņēmuma vadītājs iepazīstas ar dokumentu saturu un apstiprina attiecīgos dokumentus.
Šis pienākums neattiecas uz visiem uzņēmumiem. Piemēram, individuālie komersanti, individuālie uzņēmumi, zemnieku un zvejnieku saimniecības, kā arī citas fiziskās personas, kuru apgrozījums iepriekšējā gadā nesasniedz 300 000 euro, un noteiktas biedrības, nodibinājumi un reliģiskās organizācijas, kas kārto grāmatvedību vienkāršā ieraksta sistēmā, no grāmatvedības organizācijas dokumentu izstrādes ir atbrīvotas. Savukārt kapitālsabiedrība, kuras grāmatvedību kārto tās vienīgais īpašnieks — vienīgais valdes loceklis —, nav atbrīvota no visiem šiem dokumentiem, taču tai nav jāsagatavo atsevišķs attaisnojuma dokumentu aprites apraksts vai shēma.
Parasti grāmatvedības organizācijas dokumenti glabājas pie grāmatveža. Ja kāds no dokumentiem ir novecojis vai tiek atcelts, tad attiecīgais dokuments būtu jāglabā uzņēmuma arhīvā.
Saskaņā ar Grāmatvedības likuma 28.pantu, grāmatvedības organizācijas dokumenti ir jāglabā vismaz 10 gadus.
Šo dokumentu grāmatvedis lieto visbiežāk (faktiski, lieto ikdienā). Tas ir sistematizēts (sagrupēts) saraksts, kura kreisajā pusē parasti ir grāmatvedības konta numurs (unikāls) un labajā pusē informācija par attiecīgo kontu (kas šajā kontā tiek grāmatots). Grāmatojot darījumus hronoloģiskajā reģistrā, grāmatvedis lieto konta numuru. Apskatot grāmatojumus pēc kontu numuriem, var viegli noteikt, kāda veida darījums ir noticis.
Kontu plānu veido, ņemot vērā katra uzņēmuma darbības specifiku. Uzņēmumiem (ne-budžeta iestādēm) par pamatu parasti tiek izmantots agrāk spēkā bijušais Finanšu ministrijas apstiprinātais kontu plāns, jo ar normatīvajiem aktiem šobrīd nav apstiprināts kāds noteikts kontu plāns.
"Tipveida" kontu plāns tiek papildināts, grozīts atkarībā no uzņēmuma darbības specifikas un uzņēmuma vadības prasībām saistībā ar iekšējām atskaitēm.
Piemēram, ja uzņēmums veic darījumus gan ar Latvijā reģistrētām personām, gan ar citās ES dalībvalstīs reģistrētām, ar PVN apliekamām personām, tad ir lietderīgi izmantot atšķirīgus ieņēmumu kontus katrai personu grupai.
Uzņēmuma vadībai var būt nepieciešamība sīkāk sadalīt atsevišķus izdevumus. Piemēram, uzņēmums nomā telpas birojam. Saņemtajā rēķinā tiek norādīta nomas maksa un dažādi citi ar telpu lietošanu saistīti izdevumi. Ja uzņēmuma vadība vēlas zināt, cik attiecīgajā mēnesī ir telpu nomas maksa, maksa par elektrību, ūdensapgādi utt., tad katram izdevumu veidam tiek izveidots atsevišķs grāmatvedības konts.
Grāmatvedības kontu sadalījumam (detalizācijai) jābūt tādam, lai no grāmatvedības kontu datiem (summām) varētu sagatavot bilanci, peļņas vai zaudējumu aprēķinu, kā arī naudas plūsmas pārskatu (nepieciešamības gadījumā).
Kontu plānā jāietver tikai tie konti, kuros ir jāgrāmato uzņēmuma veiktie darījumi. Ja nepieciešams, papildus konta numuram var lietot arī kodus un simbolus.
Tā ir instrukcija, rokasgrāmata par to, kā uzskaitīt uzņēmuma aktīvus, pašu kapitālu, saistības, ieņēmumus un izdevumus. Tāpat tā satur vispārīgu informāciju par pašu uzņēmumu.
Grāmatvedības politika pamatā satur atbildes uz šādiem jautājumiem:
Šajā dokumentā uzņēmums norāda, vai grāmatvedības reģistrus kārto elektroniski vai papīra formā. Ja reģistrus kārto elektroniski, jānorāda, kādu grāmatvedības datorprogrammu vai datorsistēmas programmatūru uzņēmums izmanto.
Ja uzņēmums grāmatvedību kārto, izmantojot grāmatvedības datorprogrammu vai datorsistēmas programmatūru, uzņēmuma vadītājam jānosaka vispārīgie datorsistēmu drošības noteikumi un obligātās tehniskās un organizatoriskās prasības grāmatvedības datu aizsardzībai, kā arī jānodrošina šo prasību ievērošanas kontrole. Šis pienākums neattiecas uz gadījumu, kad citos normatīvajos aktos (piemēram, personas datu aizsardzības jomā) šie jautājumi jau ir regulēti.
Vadītājs nosaka, kā uzņēmumā tiek veiktas inventarizācijas. Cik bieži (kad) tās veic un kādi dokumenti tiek sagatavoti. Kā veido inventarizācijas komisiju. Kādas darbības jāveic pirms inventarizācijas.
Ja uzņēmumā veic darījumus ar skaidru naudu, tad jākārto kases grāmata. Noteikumos, ņemot vērā tiesību normu prasības, nosaka, kā, cik bieži un kurš kārto kases grāmatu.
Ja uzņēmumā izmanto elektronisko kases aparātu, tad nosaka inkasācijas biežumu un kārtību. Nosaka atbildīgās personas, to pienākumus. Tāpat nosaka, kādi dokumenti ir jāsagatavo, lai apliecinātu skaidrā naudā veiktos darījumus.
Uzņēmumam var būt nepieciešams iegādāties atsevišķas lietas, maksājot skaidrā naudā (piemēram, nelielas vērtības kancelejas preces). Šādus pirkumus veic noteikti uzņēmuma darbinieki — uzņēmuma vadītāja apstiprinātas avansa norēķinu personas. Noteikumos nosaka, kā tiek pieprasīts un izmaksāts avanss. Tāpat nosaka, kā avansa saņēmējs atskaitās par naudas izlietošanu. Kā arī nosaka grāmatvedības kontus, kuros veicami grāmatojumi.
Ja uzņēmums izmanto transportlīdzekļus, jānosaka kārtība, kādā dokumentē un uzskaita ar to izmantošanu saistītos izdevumus. Tas ietver gan uzņēmuma saimnieciskajai darbībai izmantotu transportlīdzekļu izdevumus, gan gadījumus, kad uzņēmuma darbiniekiem tiek dota iespēja vieglo transportlīdzekli izmantot arī vajadzībām, kas nav saistītas ar saimniecisko darbību. Šajos noteikumos jāņem vērā arī attiecīgās nodokļu jomas normatīvo aktu prasības.
Grāmatvedības organizācijas dokumentu kopumā ietilpst arī kārtība, kādā uzņēmums sagatavo gada pārskatu un citus grāmatvedības pārskatus. Uzņēmums var, piemēram, precizēt iekšējos termiņus, atbildīgās personas un darbību secību, kas nepieciešama, lai gada pārskats tiktu sagatavots, pārbaudīts un iesniegts likumā noteiktajos termiņos.
Uzņēmuma vadītājam jānodrošina grāmatvedības kontroles sistēmas izstrāde, ieviešana un uzturēšana. Tas nozīmē pasākumu kopumu, kas palīdz atklāt un novērst kļūdas vai pārkāpumus uzņēmuma mantas saglabāšanā un finanšu uzskaitē — piemēram, darbinieku pienākumu nodalīšanu, piekļuves ierobežošanu uzņēmuma mantai un datiem, kā arī regulāras pārbaudes, vai attaisnojuma dokumenti ir laikus un pareizi iegrāmatoti.
Tā var būt tabula vai apraksts, kurā uzskaitīti uzņēmumā lietotie dokumenti (sistematizēti pēc dokumentu grupām, jeb tā sauktajām saimniecisko darījumu sistēmām — piemēram, preču iegāde, norēķini ar piegādātājiem un darbiniekiem, produkcijas ražošana, preču pārdošana, norēķini ar pircējiem, uzņēmuma finansēšana). Dokumentā nosaka, kuras personas ir atbildīgas par dokumentu izstrādāšanu, pārbaudīšanu, apstrādi grāmatvedībā un nodošanu arhīvā. Nosaka katras darbības veikšanas termiņu. Tāpat nosaka, cik eksemplāros katrs dokuments jāsagatavo. Kā minēts iepriekš, kapitālsabiedrībai ar vienīgo īpašnieku — vienīgo valdes locekli — šī shēma nav obligāta.
Būtu jānosaka šādi jautājumi:
Kā redzams, grāmatvedības organizācijas dokumenti nav tikai formalitāte VID pārbaudēm – tie ir pamats precīzai, stabilai un juridiski drošai uzņēmuma darbībai. Kvalitatīvi izstrādāta dokumentācija palīdz izvairīties no kļūdām nodokļu aprēķinos un nodrošina vieglāku sadarbību ar revidentiem.
Nepieciešama jauna, Jūsu uzņēmuma darbībai pielāgota grāmatvedības politika, kontu plāns vai citi organizācijas dokumenti?
Sazinieties ar mani, rakstot uz e-pastu: abways@abways.lv – palīdzēšu ātri un precīzi sakārtot visu nepieciešamo dokumentāciju atbilstoši likuma prasībām.