Pēdējās izmaiņas: 2026-08-28
Var saukt arī par pirmdokumentu. Tas ir dokuments, kurš apliecina saimnieciskā darījuma esamību (faktu, ka ir noticis saimnieciskais darījums).
Dokumentu var sagatavot elektroniskā vai papīra formā (papīra forma tiek izmantota aizvien retāk). Dokumentu sagatavo tā, lai visā tā glabāšanas laikā nezustu tajā ietvertā informācija, kā arī būtu iespējams radīt šā dokumenta atvasinājumu.
Piemēram, kredītiestāde aprēķina bankas komisiju (attaisnojuma dokuments ir bankas izraksts vai maksājuma uzdevums), uzņēmums nopērk preces no cita uzņēmuma (attaisnojuma dokuments ir nodokļa rēķins, pavadzīme vai cits preču piegādes dokuments).
Lai dokumentu būtu tiesības izmantot par grāmatvedības attaisnojuma dokumentu, attiecīgajam dokumentam jāsatur noteikti rekvizīti un informācija.
Pamatojoties uz attaisnojuma dokumentiem, grāmatvedis reģistrē (iegrāmato) darījumus grāmatvedības reģistros. Grāmatvedības reģistros nav atļauti ieraksti, kuru saturs vai mērītāji atšķiras no attaisnojuma dokumenta.
Ja dokuments neatbilst noteiktām prasībām, tad grāmatvedim nav tiesības iegrāmatot darījumu, pat ja darījums ir noticis.
Piemēram, uzņēmuma vadītājs vai darbinieks veikalā nopērk uzņēmuma darbībai nepieciešamas kancelejas preces. Samaksa ir skaidrā naudā un pirkuma vērtība bez PVN ir 30 eiro vai vairāk. Elektroniskā kases aparāta čeks nesatur datus par pircēju un čekam nav pievienots cits dokuments ar nepieciešamajiem rekvizītiem. Šādu dokumentu nav pamata uzskatīt par attaisnojuma dokumentu. Lai situāciju atrisinātu, kases aparāta čekam būtu jāpievieno, piemēram, kvīts vai cits dokuments ar trūkstošajiem rekvizītiem, un darījums jāapliecina vadītāja noteiktajā kārtībā.
Tāpat, attaisnojuma dokumenti ir nepieciešami, lai:
Grāmatvedības vajadzībām ne katram attaisnojuma dokumentam pašam par sevi ir nepieciešams juridisks spēks. Dokumentam ir nepieciešams juridisks spēks, ja ar dokumentu jāapliecina vai jānodibina personu tiesības un pienākumi.
Dokumentu juridiskā spēka likums nosaka kādi rekvizīti jāiekļauj, lai dokumentam būtu juridisks spēks. Savukārt, Grāmatvedības likums paredz arī gadījumus, kad 11. panta 7. un 8. daļā uzskaitītos attaisnojuma dokumentus var izmantot grāmatvedībā bez paraksta, ja saimnieciskā darījuma esību apliecina cits dokuments vai darījuma esību apliecina citā likumā noteiktā kārtībā.
Piemēram, uzņēmuma saņemts rēķins bez paraksta noteiktos gadījumos var būt attaisnojuma dokuments, ja rēķinā norādītā darījuma esību pamato cits ārējs dokuments, kam ir juridisks spēks, vai darījuma esību un rēķinā sniegtās informācijas pareizību uzņēmuma noteiktajā kārtībā apliecina atbildīgā persona.
Ja dokumentu SIA vārdā paraksta fiziska persona, jāpārliecinās, ka tai ir tiesības pārstāvēt SIA un parakstīt konkrēto dokumentu. Parasti SIA pārstāv valde, taču pārstāvības tiesības var būt piešķirtas arī citai personai, piemēram, ar pilnvaru.
Jāpārbauda arī, vai normatīvie akti, SIA statūti vai citi saistošie dokumenti nenosaka ierobežojumus attiecībā uz konkrētā dokumenta parakstīšanu vai darījuma veikšanu.
Tas ir svarīgi, nododot preces citai personai. Piemēram, ja pircēja uzņēmuma vārdā preces saņem persona, kurai nav tiesību pārstāvēt šo uzņēmumu, var rasties strīds par to, vai preces faktiski ir nodotas pircējam. Tāpēc, izsniedzot preces, ir svarīgi identificēt preču saņēmēju un pārliecināties, ka viņam ir tiesības tās saņemt pircēja vārdā.
Dokuments jāraksta fiziski noturīgā veidā un tā, lai tehniski to nevarētu viegli pārlabot. Piemēram, nedrīkst dokumentu (pa)rakstīt ar zīmuli. Dokuments jāsagatavo tā, lai visā dokumenta glabāšanas laikā nezustu dokumentā ietvertā informācija. Dokumentā ietvertās informācijas saglabāšana ir atkarīgā arī no apstākļiem, kādos dokumenti tiek glabāti (piemēram, nevajadzētu glabāt dokumentus telpās, kurās iespējams paaugstināts gaisa mitrums). Saistībā ar elektronisko dokumentu glabāšanu, nepieciešams izgatavot un regulāri atjaunot datu rezerves kopijas.
Attaisnojuma dokumentā jāietver Grāmatvedības likumā noteiktie rekvizīti un informācija par saimniecisko darījumu.
| Kas jānorāda | Piezīmes |
|---|---|
| Dokumenta veids | Dokumenta veida nosaukums, piemēram, rēķins, čeks, kvīts vai akts. |
| Datums | Dokumenta sagatavošanas datums. |
| Numurs | Dokumenta kārtas numurs vai cits unikāls identifikators. |
| Darījuma dalībnieki | Dokumenta autora un citu saimnieciskā darījuma dalībnieku nosaukumi vai vārdi un uzvārdi. Par saimniecisko darījumu tiek uzskatīts tiesisks darījums, kura rezultātā notiek vērtību maiņa (piemēram, viena puse nodod otrai pusei kādu preci (vērtību)). |
| Reģistrācijas dati | Dokumenta autora un citu saimnieciskā darījuma dalībnieku reģistrācijas numuri vai nodokļu maksātāja reģistrācijas kodi. |
| Darījums | Informācija par saimniecisko darījumu — kas pārdots, saņemts vai sniegts, kā arī darījuma vērtība naudas izteiksmē. |
| Paraksts | Par dokumentā sniegtās informācijas pareizību atbildīgās personas paraksts, ja konkrētajā gadījumā paraksts ir nepieciešams. |
Ja dokuments ir PVN rēķins, tam papildus jāatbilst PVN likuma prasībām.
PVN rēķinā jānorāda arī PVN likumā noteiktā informācija. Prasības atšķiras atkarībā no darījuma veida.
| Kas jānorāda | Piezīmes |
|---|---|
| Rēķina datums un numurs | Rēķina izrakstīšanas datums un kārtas numurs. |
| Pārdevēja dati | Nosaukums, juridiskā adrese un PVN maksātāja reģistrācijas numurs. |
| Pircēja dati | Nosaukums, juridiskā adrese un PVN maksātāja reģistrācijas numurs, ja tas ir nepieciešams. |
| Darījuma datums | Preču piegādes vai pakalpojuma sniegšanas datums, ja tas atšķiras no rēķina izrakstīšanas datuma. |
| Preces vai pakalpojuma informācija | Preces vai pakalpojuma nosaukums, daudzums, mērvienība un vienas vienības cena (bez PVN). |
| Atlaides | Piešķirtās atlaides, ja tās nav jau iekļautas vienas vienības cenā. |
| PVN likme | Darījumam piemērotā PVN likme. |
| PVN summa | Aprēķinātā PVN summa. |
| Darījuma vērtība | Darījuma kopsumma bez PVN un kopējā summa ar PVN, ciktāl to paredz piemērojamās prasības. |
Atkarībā no darījuma veida PVN rēķinā var būt jānorāda arī papildu informācija, piemēram, norāde par apgriezto PVN maksāšanu, PVN 0 % likmes vai atbrīvojuma piemērošanu, pašaprēķinu vai īpaša PVN režīma piemērošanu.
Parakstu ir ļauts neiekļaut attaisnojuma dokumentā šādos gadījumos (Grāmatvedības likuma 11. panta 6.–8. daļa):
Šiem dokumentiem (bez paraksta) nav juridiska spēka, bet tie ir derīgi ierakstiem grāmatvedībā.
Elektroniskās formas attaisnojuma dokumentā jābūt visiem obligātajiem rekvizītiem. Elektroniskais dokuments ir uzskatāms par pašrocīgi parakstītu, ja tam ir drošs elektroniskais paraksts vai elektroniskais paraksts un puses par to ir vienojušās rakstiski (vienošanās uz papīra vai parakstīta ar drošu e-parakstu).
Drošu e-parakstu var iegūt ar ID karti (aktivizēti e-paraksta sertifikāti), eParaksts mobile lietotni u.c. veidiem.
Par ārēju attaisnojuma dokumentu uzskata arī:
Nosacījums: darījuma esību vadītāja noteiktajā kārtībā apliecina dokumenta saņēmēja atbildīgā persona (Grāmatvedības likuma 11. panta 10. daļa).
Grāmatvedībā par vērtības mēru lieto euro (Grāmatvedības likuma 7. pants). Grāmatvedībā izmantojamais ārvalstu valūtas kurss ir Eiropas Centrālās bankas publicētais euro atsauces kurss. Ja konkrētai ārvalstu valūtai nav Eiropas Centrālās bankas publicētā euro atsauces kursa, tad izmanto pasaules finanšu tirgus atzīta sniedzēja publicēto kursu pret euro.
Ja attaisnojuma dokumentā vērtības nav norādītas euro, tās pārrēķina euro pēc kursa, kas spēkā saimnieciskā darījuma dienas sākumā.
Ņemot vērā Grāmatvedības likuma prasības un praktisko situāciju, attaisnojuma dokumentam jābūt uzrakstītam latviešu valodā. Ja darījumā piedalās ārvalstu persona, papildus latviešu valodai var lietot arī citu valodu. Līgumiem par pakalpojumu sniegšanu Latvijas teritorijā jāievēro Valsts valodas likuma prasības.
Attaisnojuma dokumentus iedala:
Ja kādam darījumam ir gan ārējais, gan iekšējais attaisnojuma dokuments, priekšroka ir ārējam dokumentam.
Biežāk izmantotie:
Tiklīdz realizācijā ir iesaistīta prece, nepieciešams preču piegādes dokuments, kas apliecina piegādes un saņemšanas faktu un nodrošina preču aprites izsekojamību. Tajā jāietver noteiktie rekvizīti (40. un 41. punkts). Nav obligāti jāietver informācija par vienības cenu un darījuma vērtību – tad papildus nepieciešams attaisnojuma dokuments ar šo informāciju un atsauci uz piegādes dokumentu.
Paraksts ir obligāts (nosūtītājs izsniegšanas vietā, saņēmējs saņemšanas vietā), izņemot MK 877 42. punktā paredzētos gadījumus: ja dokuments sagatavots elektroniski un puses to apliecina/autorizē, pamatojoties uz vienošanos par preču piegādi (vai paraksta ar drošu/e-parakstu). Apliecināšana notiek apstrādes sistēmā, un informācija jābūt pieejamai abām pusēm.
Preču piegādes dokumentu var nesagatavot, ja samaksu apliecina kases čeks atbilstoši normatīvajiem aktiem, vai ja pārvietošana notiek ar starptautiskiem/iekšzemes pārvadājumu dokumentiem, vai lauksaimniecības produkcijas ražotājiem noteiktos gadījumos.
Attaisnojuma dokumentu un preču piegādes dokumentu var apvienot vienā dokumentā – tad jānorāda gan attaisnojuma dokumenta, gan pavadzīmes obligātie rekvizīti.
Strukturēts elektroniskais rēķins ir sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, kas ļauj to automātiski apstrādāt, un atbilst Eiropas e-rēķinu standartam (PEPPOL u.c.). Skenēts PDF, JPG u.tml. nav strukturēts rēķins. Publiskajos iepirkumos pasūtītājam ir pienākums pieņemt strukturētus e-rēķinus. Plānots ka no 2028. gada 1. janvāra darījumos starp uzņēmumiem būs pienākums noformēt strukturētus e-rēķinus.
Divkāršā ieraksta sistēmā – pēc iespējas drīzāk, bet ne vēlāk kā 20 dienu laikā pēc tā mēneša beigām, kurā attaisnojuma dokuments saņemts vai izsniegts.
Vienkāršā ieraksta sistēmā – ne vēlāk kā 15 dienu laikā pēc tā ceturkšņa beigām, kurā dokuments saņemts vai izsniegts.
Labošanas kārtība ir paredzēta Grāmatvedības kārtošanas noteikumi.
Kļūdainu grāmatvedības reģistra ierakstu labo ar jaunu ierakstu, kas labo vai atsauc iepriekšējo (piemēram, lietojot storno vai pretēju ierakstu). Sākotnējo ierakstu dzēst vai iznīcināt nedrīkst – labojumam jābūt pilnībā izsekojamam.
Papīra formātā sagatavotu attaisnojuma dokumentu var labot, izdarot labojumu un paša dokumenta. Tādā gadījumā labojums ir jāatrunā ("Labotam ticēt"). Tāpat, jāuzraksta, kas (vārds, uzvārds), kad (datums) un kāpēc (iemesls, pamatojums) ir labojis dokumentu. Labojums jāparaksta tai personai, kura ir labojusi attiecīgo dokumentu.
Dokumentu var labot arī, izmantojot grāmatvedības izziņu (sagatavojot jaunu dokumentu, kuru var pievienot labojamajam dokumentam). Šādā grāmatvedības izziņā jānorāda:
Uz labojamā dokumenta uzraksta, ka attiecīgajam dokumentam ir sagatavota grāmatvedības izziņa, kā arī uzraksta izziņas datumu.