Vairumtirdzniecības uzņēmumiem nodrošinu pilna cikla grāmatvedības uzskaiti, īpašu uzmanību pievēršot preču un dokumentu apritei, noliktavas uzskaitei, norēķiniem ar darījumu partneriem un PVN darījumu uzskaitei.
Lai nodrošinātu grāmatvedības uzskaiti, periodiski (parasti reizi mēnesī vai biežāk, ja nepieciešams) saņemu informāciju un dokumentus par veiktajiem darījumiem:
Saņemtos dokumentus un informāciju pārbaudu un, pamatojoties uz tiem:
Saskaņā ar likuma Par nodokļiem un nodevām 30.panta 6.daļu "vairumtirdzniecība ir preču pārdošana savā vārdā saimnieciskās darbības veicējam (AS, SIA, IK, arī fiziskai personai, kura reģistrējusies VID) tālākpārdošanai, ražošanai vai savas darbības nodrošināšanai".
Preču pircējs preces var izmantot, lai:Parasti starp pusēm noslēdz vienošanos, kurā paredz pārdodamās preces, kvalitātes prasības, pārdošanas apjomu, preču cenu, piegādes nosacījumus, utt.
Vienā un tajā pašā telpā ir tiesības pārdot preces gan vairumtirdzniecībā, gan mazumtirdzniecībā.
Uzņēmums var nodarboties arī ar starpniecību vairumtirdzniecībā. Piemēram:
Tādā veidā var samazināt izdevumus (noliktava, preču saglabāšana, darbinieku algas). Bet ir lielāka iespēja rasties dažādām negaidītām situācijām. Piemēram, ražotājs nesaražo nepieciešamo apjomu, vai nesaražo noteiktajā termiņā, pārvadātājs noteiktajā termiņā nepiegādā preces, pircējs atsakās no pirkuma.
Iespējamā preču un dokumentu aprite starp pārdevēju un pircēju:
Abos gadījumos pārdevējam un pircējam ir pienākums reģistrēt pārdošanas pavadzīmi attiecīgā dokumentu reģistrā. Pārdevējs pavadzīmes reģistrē tajā dienā, kad pavadzīme ir izrakstīta (preču nodošanas /nosūtīšanas dienā). Visas pavadzīmes jāreģistrē hronoloģiskā secībā (pēc datumiem). Šādam pavadzīmju reģistram jāatrodas katrā preču izsniegšanas vietā.
Var būt situācija, ka jāsamazina preču cenas, kā arī situācija, ka pircējs atdod preces (vai daļu no precēm) atpakaļ pārdevējam.
Ja pārdevējs samazina pārdoto preču cenu (preces atpakaļ nesaņem), tad pārdevējs pircējam izraksta kredītrēķinu. Kredītrēķinā norāda kādām precēm un par cik tiek samazināta cena. Tāpat, jābūt dokumentam, ar kuru var pamatot cenas samazināšanu (Valsts ieņēmumu dienesta (VID) pārbaudē to var pieprasīt).
Ja pircējs atdot preces atpakaļ pārdevējam, tad pircējs izraksta attiecīgu pavadzīmi (nodokļa rēķinu). Pircējs piegādā, nosūta preces atpakaļ pārdevējam. Pārdevējs saņem preces un puses paraksta attiecīgo pavadzīmi. Attiecīgo pavadzīmi pārdevējs reģistrē pavadzīmju reģistrā.
Var būt situācija, ka uzņēmumam ir vairākas noliktavas (vairumtirdzniecības vietas - struktūrvienības) un preces no vienas noliktavas jāpārved uz citu noliktavu. Tādā gadījumā izraksta iekšējo pavadzīmi (pārvadājuma dokumentu). Un pamatojoties uz šo dokumentu, noliktavas darbinieki uzskaita (reģistrē) preces un grāmatvedis veic grāmatojumus.
Jāņem vērā, ka pavadzīmēm un pārdošanas dokumentiem ir jāatbilst noteiktām prasībām (piemēram, jālieto latviešu valoda, jāsatur rekvizīti, dokumentu numerācijas prasības).
Jāveic noliktavas uzskaite tādā veidā, lai varētu izsekot katras preču vienības kustībai. Būtu jānodrošina, lai:
Jāņem vērā, ka VID pārbaudes gadījumā var būt šādi pieprasījumi un uzņēmumam jāspēj parādīt un pierādīt preču kustību.
Tāpat, būtu jāspēj ar dokumentiem pamatot, kurš pārvadāja preces (pircējs pats vai cits uzņēmums).
Pienācīga preču uzskaite būtu noderīga arī pašam uzņēmumam. Jo:
Uzskaitot preces, precēm (preču grupām, veidiem) varētu piešķirt kodus un noliktavas uzskaitē izsekot preces nevis pēc nosaukumiem, bet pēc kodiem. Jo var būt tā, ka iepirkšanas pavadzīmē ir viens nosaukums (piemēram, angļu, krievu utt. valodā), bet pārdošanas pavadzīmē nosaukums ir cits. Tāpat var būt tā, ka no vairākām iepirktām precēm pārdošanai tiek komplektēta cita prece un nosaukumi pilnīgi atšķiras.
Vismaz reizi gadā jāveic preču inventarizācija. Inventarizācijas norises kārtībā ir noteikta Grāmatvedības kārtošanas noteikumos.
Pamatā noliktavā jāatrodas:
Jāuzskaita iepirkuma (pašizmaksas) cenās. Preču pašizmaksā būtu jāiekļauj:
Parasti pārdošanas summas tiek sadalītas pēc piemērojamām PVN likmēm. Piemēram, atsevišķos grāmatvedības kontos tiek uzskaitīti:
Parasti preču pircējs maksā ar pārskaitījumu (pārskaitījums no kredītiestādes vai maksājumu pakalpojumu sniedzēja konta). Tāpat, pircējs var ierasties pie pārdevēja un samaksāt, izmantojot maksājumu karti.
Pamatā nav atļauti maksājumi skaidrā naudā. Izņēmums, ja preču pārdevējs iepriekš paziņo VID par norēķiniem skaidrā naudā un iekārto preču pircēju reģistru.
Jāņem vērā prasības par skaidras naudas lietošanas ierobežojumiem, kā arī prasības saistībā ar elektronisko kases aparātu. Tomēr, vēlams izvairīties no maksājumiem skaidrā naudā.
Jāņem vērā, ka noteiktu preču tirdzniecībai ir nepieciešama licence.
Piemēram, atsevišķu ķīmisku vielu (produktu) tirdzniecībai.
Papildus prasības var būt arī tirdzniecībā ar pārtikas produktiem. Piemēram, tirdzniecībai ar ātri sasaldētiem pārtikas produktiem. Jāņem vērā arī Pārtikas aprites uzraudzības likuma un Ministru kabineta noteikumu prasības (piemēram, prasības attiecībā uz telpām, transportlīdzekļiem, higiēnas prasības).