Бухгалтерские услуги для оптовых компаний

Для оптовых компаний веду бухгалтерский учет полного цикла. Особое внимание уделяю учету движения товаров и документов, складскому учету, расчетам с контрагентами и операциям по НДС.

Как организован бухгалтерский учет

Для ведения бухгалтерского учета я периодически (обычно раз в месяц или чаще, если необходимо) получаю информацию и документы о операциях предприятия:

• накладные на продажу товаров;
• накладные на закупку товаров;
• счета за полученные услуги;
• другие документы, подтверждающие расходы, например чеки и квитанции;
• выписки по банковским счетам и счетам в платежных учреждениях;
• данные складского учета;
• другую информацию, необходимую для ведения бухгалтерского учета.

Проверяю полученные документы и информацию и на их основании:

• отражаю хозяйственные операции компании в бухгалтерском учете;
• рассчитываю заработную плату, отпускные и налоги, связанные с оплатой труда;
• веду учет дебиторской и кредиторской задолженности и провожу сверку расчетов с контрагентами;
• сопоставляю накладные и счета с поступившими платежами, чтобы определить неоплаченные и переплаченные счета;
• при необходимости информирую руководство компании о выявленных расхождениях и существенных вопросах, связанных с расчетами с контрагентами.

Что такое оптовая торговля?

Согласно части 6 статьи 30 Закона «О налогах и пошлинах», оптовой торговлей является продажа товара от своего имени лицам, ведущим хозяйственную деятельность (АО, ООО, ИК, также физическим лицам, которые зарегистрировались в СГД) для дальнейшей продажи, производства или обеспечения своей деятельности.

Оптовые покупатели обычно используют товар для:

• Дальнейшей перепродажи. Например, продажи в розничной торговле конечному потребителю (для индивидуального бытового потребления).
• Производства другого товара.
• Поддержания (ремонта) основных средств.
• Обеспечения своей хозяйственной деятельности.

Как правило, между сторонами заключается договор или соглашение, в котором определяются перечень товаров, требования к их качеству, объем поставки, цена, условия доставки и другие существенные условия.

В одном и том же помещении можно осуществлять как оптовую, так и розничную торговлю.

Предприятие может заниматься также посредничеством в оптовой торговле. Например:

• договаривается с производителем об условиях закупки товаров;
• договаривается с покупателем об условиях дальнейшей продажи товаров;
• договаривается с перевозчиком о перевозке товаров от производителя, на свой склад или о доставке следующему покупателю;
• организует и контролирует процесс, в котором товары от производителя поставляются к следующему покупателю.

Таким образом можно уменьшить расходы (содержание склада, сохранение товаров, зарплаты работников). Но есть большая вероятность возникновения неожиданных ситуаций. Например, производитель не производит необходимый объем, или не производит в установленный срок, перевозчик в установленный срок не доставляет товары, покупатель отказывается от покупки.

Оборот товаров и документов

Возможный оборот документов между продавцом и покупателем:

• Если покупатель оплачивает аванс (предоплату):
  • Продавец выставляет авансовый счет (счет на предоплату) и отправляет счет покупателю.
  • Покупатель перечислением (безналичный расчет) оплачивает авансовый счет.
  • Продавец получает платеж и сообщает покупателю о сроке, когда можно получить товары.
  • Покупатель приезжает за товаром. Работник продавца, перед выдачей товара, подготавливает товарную накладную. Представители покупателя и продавца подписывают накладную на товар, подтверждая прием-передачу (продажу) товара.
• Если покупатель платит в рассрочку (после получения товара):
  • Стороны подтверждают продажу (выдачу и получение) товара, подписав товарную накладную (налоговый счет).
  • Покупатель в установленный срок платит продавцу за товар.

В обоих случаях продавец и покупатель обязаны зарегистрировать товарную накладную в соответствующем регистре документов. Продавец регистрирует накладные в тот же день, когда накладная выписана (в день доставки / отправки товара). Все накладные нужно регистрировать в хронологическом порядке (по датам). Такой регистр накладных должен находиться в каждом месте выдачи товара (в каждом складе).

Может быть ситуация, когда после продажи покупатель и продавец договариваются о снижении цены на товары, а также ситуация, когда покупатель возвращает товары (или часть товаров) продавцу.

Если продавец уменьшает цену проданных товаров (товары обратно не получает), тогда продавец выписывает покупателю кредитный счет. В кредитном счете продавец указывает за какие товары и на какую сумму уменьшается цена. Также нужен документ, которым можно обосновать уменьшение цены (в случае проверки Служба государственных доходов (СГД) может потребовать обосновать уменьшение цены).

Если покупатель возвращает товары обратно продавцу, тогда покупатель выписывает соответствующую накладную. Покупатель доставляет, отправляет (возвращает) товары обратно продавцу. Продавец получает возвращенные товары и стороны подписывают соответствующую накладную. Продавец регистрирует подписанную накладную в регистре накладных (журнале регистрации товарно-сопроводительных документов).

У компании может быть несколько складов (оптовых торговых мест — структурных подразделений), между которыми необходимо перемещать товары. В таком случае оформляется внутренняя накладная на перемещение (транспортный документ). На основании этого документа сотрудники склада отражают движение товаров в складском учете, а бухгалтер выполняет соответствующие бухгалтерские проводки.

Следует учитывать, что накладные и другие документы, подтверждающие продажу товаров, должны соответствовать установленным требованиям. Например, документы должны быть оформлены на латышском языке, содержать необходимые реквизиты и соответствовать требованиям к нумерации документов.

Складской учет

Складской учет необходимо организовать таким образом, чтобы можно было проследить движение каждой единицы товара. Нужно обеспечить, чтобы:

• Выбрав (указав на) любой товар на складе, можно было показать документ, который подтверждает закупку данного товара.
• Указав на любой товар в любой накладной на продажу, можно было показан документ (закупочную накладную), подтверждающий закупку данного товара.
• Указав на любой товар в любом документе закупки (накладной) можно было определить, продан ли данный товар и если товар продан, тогда можно было бы показать соответствующую накладную на продажу.

Нужно иметь ввиду, что в случае проверки СГД могут быть такие требования и предприятие должно иметь возможность показать и доказать движение товаров.

Также необходимо иметь возможность с документами обосновать, кто перевозил товары (покупатель сам или другое предприятие). Документы, например, счет от перевозчика, документ о передачи груза перевозчику, CMR, итд.

Надлежащий складской учет важен не только для выполнения требований законодательства, но и для самой компании. Он позволяет:

• Контролировать, какие товары и в каком количестве должны находиться на складе, тем самым снижая риск потерь и возможных хищений;
• Точнее определять, какие товары, в каком количестве и когда необходимо закупать, а также более точно планировать движение денежных средств;
• В любой момент получать достоверную информацию об остатках товаров на складе. Например, если потенциальный покупатель хочет приобрести определенный товар в определенном количестве, продавец может проверить в складской программе наличие необходимого остатка. При этом часть товара может быть уже зарезервирована для другого покупателя. При необходимости можно заранее выяснить возможность дополнительной закупки и сообщить покупателю, сможет ли компания выполнить его заказ;
• Готовить различные внутренние отчеты о движении товаров для руководства компании.

Учитывая товары (по группам, видам товаров), товарам можно присвоить коды и в складском учете отслеживать товары не по наименованиям, а по кодам. Потому что может быть так, что в накладной на закупку указано одно название (например, на английском, русском итд.), а в накладной на продажу - другое. Также может быть так, что из нескольких закупленных товаров, комплектуется (создается) другой товар и названия совершенно разные.

Не реже одного раза в год необходимо проводить инвентаризацию товаров. Порядок проведения инвентаризации установлен Правилами ведения бухгалтерского учета.

Какие документы должны находиться на складе (в месте оптовой торговли)?

На складе, как правило, должны находиться:

• Закупочные накладные (документы, подтверждающие закупку находящихся на складе товаров).
• Накладные на продажу.
• Если товары перемещают между складами предприятия, то должны быть также внутренние накладные на перемещение (перевозку).
• Регистр накладных (журнал регистрации накладной).
• Регистр учета склада (в регистре учитывает/регистрирует движение каждой единицы товара).

По каким ценам учитываются товары на складе?

Товары должны учитываться по закупочной стоимости (себестоимости). В себестоимость товаров включают:

• закупочную цену товара, указанную в накладной на приобретение;
• транспортные расходы, связанные с доставкой соответствующего товара;
• непосредственно связанные с приобретением товара пошлины, налоги, услуги посредников и другие расходы, непосредственно связанные с приобретением товара.

Учет продажи товаров в финансовом бухгалтерском учете

Обычно суммы продаж распределяются по применяемыми ставкам НДС. Например, в отдельных бухгалтерских счетах учитываются:

• сделки, облагаемые НДС по ставке 21%;
• поставка товаров в другую страну Евросоюза (ЕС), НДС плательщику другой страны ЕС;
• экспортные сделки.

Способы расчетов

Обычно покупатель товаров платит перечислением (перечисление с счета кредитного учреждения или учреждения, оказывающего платежные услуги). Также покупатель может прийти к продавцу и заплатить платежной картой (если продавец принимает такого вида оплаты).

В целом расчеты наличными не разрешены. Исключение предусмотрено в случае, если продавец предварительно уведомил СГД о расчетах наличными и ведет реестр покупателей товаров.

Необходимо учитывать требования, касающиеся ограничений на использование наличных денег, а также требования, связанные с применением электронных кассовых аппаратов. Но желательно избежать сделок наличными.

Дополнительные требования при торговле отдельными видами товаров

Следует учитывать, что для торговли определенными видами товаров может потребоваться специальная лицензия.

Например, лицензия может потребоваться для торговли отдельными видами химических веществ и продуктов.

Дополнительные требования действуют и при торговле продуктами питания. Например, отдельные требования установлены для торговли быстрозамороженными продуктами питания. Также необходимо соблюдать требования Закона о надзоре за оборотом продуктов питания и соответствующих правил Кабинета министров, в том числе требований к помещениям, транспортным средствам и соблюдению гигиены.