Последние обновления: 2026-09-04
Также называют первичным документом. Это документ, который подтверждает наличие хозяйственной операции (факт, что в определенной дате происходила (совершалась) хозяйственная сделка).
Документ может быть составлен в электронной или бумажной форме (бумажная форма используется все реже). Документ составляется таким образом, чтобы в течение всего срока его хранения не утрачивалась содержащаяся в нем информация, а также чтобы было возможно создать копию документа.
Например, банк начисляет банковскую комиссию (оправдательным документом является выписка банка или платежное поручение), предприятие покупает товар от другого предприятия (оправдательным документом является налоговый счет, накладная).
Чтобы какой то документ можно было использовать как бухгалтерский оправдательный документ, документ должен содержать определенные реквизиты и информацию.
На основании оправдательных документов бухгалтер регистрирует (отражает) операции в регистрах бухгалтерского учета. В регистрах бухгалтерского учета не допускаются записи, содержание или измерители которых отличаются от оправдательного документа.
Если документ не соответствует установленным требованиям, то бухгалтер не имеет права отразить операцию, даже если операция состоялась.
Например, руководитель или работник предприятия покупает в магазине канцелярские товары, необходимые для деятельности предприятия. Оплата производится наличными, а стоимость покупки без НДС составляет 30 евро или более. Чек электронного кассового аппарата не содержит данных о покупателе, и к чеку не приложен другой документ с необходимыми реквизитами. Такой документ нельзя считать оправдательным. Чтобы решить ситуацию, к чеку кассового аппарата следует приложить, например, квитанцию или иной документ с недостающими реквизитами, а операцию подтвердить в порядке, установленном руководителем.
Также оправдательные документы необходимы для того, чтобы:
Для нужд бухгалтерского учета не каждому оправдательному документу самому по себе требуется юридическая сила. Документу необходима юридическая сила, если им подтверждаются или устанавливаются права и обязанности лиц.
Закон о юридической силе документов определяет, какие реквизиты должны быть включены, чтобы документ имел юридическую силу. В свою очередь, Закон о бухгалтерском учете предусматривает также случаи, когда в частях 7 и 8 статьи 11 перечисленные оправдательные документы могут использоваться в бухгалтерском учете без подписи, если наличие хозяйственной операции подтверждается другим документом или наличие операции подтверждается в порядке, установленном иным законом.
Счет без подписи может быть оправдательным документом. Это возможно в двух случаях:
Если документ от имени ООО подписывает физическое лицо, необходимо убедиться, что у физического лица есть право представлять ООО и подписывать конкретный документ. Обычно ООО представляет правление, однако право представительства может быть предоставлено и другому лицу, например, по доверенности.
Следует также проверить, не устанавливают ли нормативные акты, устав ООО или другие обязательные документы ограничения в отношении подписания конкретного документа или совершения сделки.
Это важно при передаче товаров другому лицу. Например, если от имени предприятия - покупателя товары получает лицо, не имеющее права представлять это предприятие, может возникнуть спор о том, были ли товары фактически переданы покупателю. Поэтому при выдаче товаров важно идентифицировать получателя товаров и убедиться, что у него есть право получить их от имени покупателя.
Документ должен быть составлен физически устойчивым способом и так, чтобы его нельзя было легко технически исправить. Например, нельзя составлять (писать) документ карандашом. Документ должен быть подготовлен таким образом, чтобы в течение всего срока хранения документа не утрачивалась содержащаяся в документе информация. Сохранение информации, содержащейся в документе, зависит также от условий, в которых документы хранятся (например, не следует хранить бумажные документы в помещениях с повышенным уровнем влажности воздуха). В связи с хранением электронных документов необходимо создавать и регулярно обновлять резервные копии данных.
В оправдательном документе должны быть указаны определенные Законом о бухгалтерском учете реквизиты и информация о хозяйственной операции.
| Что должно быть указано | Примечания |
|---|---|
| Вид документа | Наименование вида документа, например, счет, чек, квитанция или акт. |
| Дата | Дата составления документа. |
| Номер | Порядковый номер документа или иной уникальный идентификатор. |
| Участники сделки | Наименования или имена и фамилии автора документа и других участников хозяйственной операции. Хозяйственной операцией считается правовая сделка, в результате которой происходит обмен ценностями (например, одна сторона передает другой стороне какой-либо товар (ценность)). |
| Регистрационные данные | Регистрационные номера или налоговые регистрационные коды автора документа и других участников хозяйственной сделки. |
| Сделка | Информация о хозяйственной операции — что продано, получено или сделано, а также стоимость сделки в денежном выражении. |
| Подпись | Подпись лица, ответственного за правильность информации, приведенной в документе, если в конкретном случае подпись необходима. |
Если документ является счетом НДС, тогда документ дополнительно должен соответствовать требованиям Закона о НДС.
В счете НДС также должна быть указана информация, установленная Законом о НДС. Требования различаются в зависимости от вида сделки.
| Что должно быть указано | Примечания |
|---|---|
| Дата и номер счета | Дата выставления счета и порядковый номер. |
| Данные продавца | Наименование, юридический адрес и регистрационный номер плательщика НДС. |
| Данные покупателя | Наименование, юридический адрес и регистрационный номер плательщика НДС, если это необходимо. |
| Дата сделки | Дата поставки товаров или оказания услуги, если она отличается от даты выставления счета. |
| Информация о товаре или услуге | Наименование товара или услуги, количество, единица измерения и цена одной единицы (без НДС). |
| Скидки | Предоставленные скидки, если они еще не включены в цену одной единицы. |
| Ставка НДС | Ставка НДС, примененная к сделке. |
| Сумма НДС | Рассчитанная сумма НДС. |
| Стоимость сделки | Общая сумма сделки без НДС и общая сумма НДС, насколько это предусмотрено применимыми требованиями. |
В зависимости от вида сделки в счете НДС может потребоваться указать также дополнительную информацию, например, указание о применении обратного начисления НДС, применении ставки НДС 0 % или освобождения от НДС, самоначислении или применении особого режима НДС.
Подпись разрешается не включать в оправдательный документ в следующих случаях (части 6–8 статьи 11 Закона о бухгалтерском учете):
Эти документы (без подписи) не имеют юридической силы, но действительны для записей в бухгалтерском учете.
В оправдательном документе в электронной форме должны быть все обязательные реквизиты. Электронный документ считается собственноручно подписанным, если он имеет надежную электронную подпись или электронную подпись и стороны письменно договорились об этом (соглашение на бумаге или с безопасной э-подписью).
Надежную э-подпись можно получить с помощью ID-карты (активированные сертификаты э-подписи), используя приложение eParaksts mobile и другими способами.
К внешнему оправдательному документу относят также:
Условие: наличие сделки в порядке, установленном руководителем, подтверждает ответственное лицо получателя документа (часть 10 статьи 11 Закона о бухгалтерском учете).
В бухгалтерском учете в качестве меры стоимости используется евро (статья 7 Закона о бухгалтерском учете). Используемый в бухгалтерском учете курс иностранной валюты — справочный курс евро, публикуемый Европейским центральным банком. Если для конкретной иностранной валюты нет справочного курса евро, публикуемого Европейским центральным банком, используется курс к евро, публикуемый признанным поставщиком мирового финансового рынка.
Если в оправдательном документе стоимость не указана в евро, она пересчитывается в евро по курсу, действующему на начало дня хозяйственной операции.
С учетом требований Закона о бухгалтерском учете и практической ситуации оправдательный документ должен быть составлен на латышском языке. Если в сделке участвует иностранное лицо, дополнительно к латышскому языку может использоваться и другой язык. Для договоров об оказании услуг на территории Латвии должны соблюдаться требования Закона о государственном языке.
Оправдательные документы делятся на:
Если для какой-либо операции есть как внешний, так и внутренний оправдательный документ, приоритет имеет внешний документ.
Наиболее часто используемые:
Продавая (поставляя) товары, необходим документ о поставке товаров. Данный документ подтверждает факт поставки и получения и обеспечивает прослеживаемость оборота товаров. В документе должны быть указаны определенные реквизиты (пункты 40 и 41). Не обязательно указывать информацию о цене единицы и стоимости сделки. Тогда дополнительно необходим оправдательный документ с этой информацией и ссылкой на документ о поставке.
Как правило, документ о поставке товаров должен быть подписан отправителем в месте выдачи товаров и получателем в месте их получения. Однако в предусмотренных нормативными актами случаях подпись не требуется. Например, если документ составлен в электронном виде и стороны подтверждают (авторизуют) его в соответствии с соглашением о поставке товаров либо подписывают его надежной/электронной подписью. Подтверждение происходит в системе обработки документов, и информация должна быть доступна обеим сторонам.
Документ о поставке товаров можно не составлять, если оплату подтверждает кассовый чек в соответствии с нормативными актами. Документ также можно не составлять при перемещении товаров, если используются международные или внутренние транспортные документы, а также в некоторых случаях, предусмотренных для производителей сельскохозяйственной продукции.
Оправдательный документ и документ о поставке товаров можно объединить в один документ — тогда должны быть указаны как обязательные реквизиты оправдательного документа, так и накладной.
Структурированный электронный счет составляют, отправляют и получют в структурированном электронном формате, который позволяет автоматически его обрабатывать, и соответствует европейскому стандарту электронных счетов (PEPPOL и др.). Отсканированный PDF, JPG и т.п. не является структурированным счетом. В публичных закупках заказчик обязан принимать структурированные электронные счета. Планируется, что с 1 января 2028 года в сделках между предприятиями будет обязанность оформлять структурированные электронные счета.
В системе двойной записи — как можно скорее, но не позднее чем в течение 20 дней после окончания того месяца, в котором оправдательный документ получен или выдан.
В системе простой записи — не позднее чем в течение 15 дней после окончания того квартала, в котором документ получен или выдан.
Порядок исправления предусмотрен Правилами ведения бухгалтерского учета.
Ошибочную запись в регистре бухгалтерского учета исправляют новой записью, которая исправляет или отменяет предыдущую (например, используя сторно или обратную запись). Первоначальную запись удалять или уничтожать нельзя — исправление должно быть полностью прослеживаемым.
Оправдательный документ, составленный на бумаге, можно исправить, внеся исправление в сам документ. В таком случае исправление должно быть оговорено («Исправленному верить»). Также следует указать, кто (имя, фамилия), когда (дата) и почему (причина, обоснование) исправил документ. Исправление должно быть подписано тем лицом, которое исправило соответствующий документ.
Документ можно исправить также с помощью бухгалтерской справки (составив новый документ, который можно приложить к исправляемому документу). В такой бухгалтерской справке необходимо указать:
На исправляемом документе пишут, что к соответствующему документу составлена бухгалтерская справка, а также указывают дату справки.