Последние обновления: 2026-10-28
В бухгалтерском учёте управляющей компании должны отражаться не только финансовые результаты самой компании. Необходимо также видеть, сколько денег получено по каждому обслуживаемому дому, каковы расходы на обслуживание каждого дома, а также суммы задолженности и накоплений.
Один управляющий часто обслуживает несколько домов. У каждого дома свои собственники, расходы, потребности в ремонте и накопления. Основой для решения служит план счетов с аналитикой по домам: каждый доход, расход, дебиторская и кредиторская задолженность, а также накопления относятся к конкретному дому. Поэтому в любой момент можно рассчитать расходы по каждому дому.
Это не просто хорошая практика. Статья 6 Закона об управлении жилыми домами предусматривает подготовку проекта бюджета и организацию финансового учёта, а статья 8 — отчёты о фактических доходах и расходах и сведения о размере накопленных средств.
В плане счетов создают соответствующие счета с дополнительными кодами. Например, общий бухгалтерский счёт расходов на услуги — 7170. Количество знаков в коде каждого дома зависит от количества обслуживаемых домов. Если планируется обслуживать не более 10 домов, счёт расходов на услуги для «первого» дома может иметь код 7170_1. Аналогично создаются остальные счета. Чтобы увидеть все доходы, расходы и неоплаченные счета, относящиеся к «первому» дому, отбирают бухгалтерские счета, содержащие «_1».
Как и операции по каждому дому, собственные операции компании отражают на отдельных бухгалтерских счетах.
Если комиссия за обслуживание дополнительного счёта относительно невелика или отсутствует, одним из решений может быть открытие отдельного банковского счёта для каждого дома, а также дополнительного счёта для собственных операций компании и расчётов с поставщиками услуг.
Если в домах сравнительно мало квартир, можно использовать один банковский счёт, однако бухгалтерский учёт будет сложнее. В плане счетов создают «виртуальные» счета для каждого дома. Например, основной счёт — 2620. Платежи жильцов первого дома отражают на счёте 2620_1. Этот же счёт используют для платежей за услуги, относящиеся к первому дому. Если один счёт поставщика относится к нескольким домам, бухгалтер распределяет его сумму между домами.
Поскольку каждому дому присвоены отдельные бухгалтерские счета, можно отобрать все операции соответствующего дома и подготовить финансовый отчёт только на основании этих операций.
При передаче учёта отбирают операции и остатки счетов, относящиеся к конкретному дому. При принятии учёта нужно выяснить, как учет вёл предыдущий управляющий, и получить остатки бухгалтерских счетов и список операций по принимаемому дому за определённый период (подробнее см. раздел 5. Учёт дебиторской и кредиторской задолженности).
Часто это самая трудоёмкая часть работы. Сложность заключается не в выставлении счёта, а в том, чтобы суммы, начисленные жильцам, совпадали со счетами поставщиков, показаниями счётчиков и полученными платежами.
По возможности у поставщика коммунальных услуг следует получать отдельный счёт на каждый дом. Если один счёт за определённую услугу охватывает несколько домов, расходы распределяют по установленным критериям.
Например, управляющий обслуживает три дома и получает один общий счёт за вывоз отходов. Расходы можно распределить с учётом числа лиц, задекларированных в каждой квартире. Если один счёт за отопление относится к нескольким домам, рассчитывают общую площадь всех домов; известна также площадь каждого помещения, подключённого к отоплению. Чтобы определить расходы на отопление конкретного помещения, сумму счёта делят на общую площадь и умножают на площадь соответствующего помещения.
Следует разработать порядок действий. Например, если жилец не представил показания, можно использовать среднее потребление этого объекта за предыдущие 3–6 месяцев. В любом случае жильцам нужно направлять напоминания и запросы о предоставлении показаний, а сам процесс подачи показаний должен быть максимально простым и быстрым. Если показание вызывает сомнения, можно провести визуальную или техническую проверку, например попросить прислать фотографию.
Разницу можно распределить по установленным критериям. До их выбора необходимо проверить действующие нормативные акты. Критерии должны соответствовать пункту 19 Правил Кабинета министров № 1013 от 9 декабря 2008 года («Порядок расчётов собственника квартиры в многоквартирном жилом доме за услуги, связанные с использованием квартирной собственности»).
Возможные критерии:
Если собственники квартир на общем собрании согласовали порядок оплаты полученных услуг (разницы в потреблении), необходимо руководствоваться этим соглашением (статья 16 Закона о квартирной собственности).
Счета за потреблённые услуги следует выставлять после получения счетов поставщиков. Если счёт долго не поступает, есть два варианта:
В любом случае действия должны соответствовать нормативным актам.
Корректировки можно включить в счёт за следующий месяц, увеличив или уменьшив сумму к оплате и добавив пояснение о перерасчёте.
Ежемесячно в бухгалтерском учёте следует сверять счета поставщиков, суммы, распределённые по квартирам, и полученные платежи. Разницы (расчёты по среднему потреблению, перерасчёт и корректировки за предыдущие периоды) учитывают отдельно, чтобы их можно было объяснить.
Управляющий может предоставлять услуги от своего имени либо выступать посредником, организующим платежи фактическим поставщикам коммунальных услуг. Порядок применения НДС в этих случаях различается.
Служба государственных доходов (VID) разъясняет: если управляющий выставляет счета клиентам от своего имени, он, как правило, считается поставщиком услуги. Если договор предусматривает, что управляющий действует как посредник, НДС обычно применяется к посредническому вознаграждению. Различаются также оформление счетов и учёт входного НДС.
| Модель A — от своего имени | Модель B — как посредник | |
|---|---|---|
| НДС рассчитывается от | полной стоимости товаров и услуг | только посреднического вознаграждения |
| Входной НДС по счетам поставщиков | можно вычитать, если управляющий зарегистрирован плательщиком НДС | вычитать нельзя |
| Счёт жильцам | выставляется управляющим от своего имени | указываются данные счёта поставщика; управляющий обозначается получателем платежа |
В декларации по НДС указывается полная стоимость предоставленных услуг. В учёте управляющего счета поставщиков отражаются как расходы, а суммы, выставленные жильцам, — как доходы.
В договорах с жильцами и поставщиками должно быть однозначно указано, что управляющий действует как посредник. VID рекомендует пересмотреть такие договоры и при необходимости изменить их дополнительным соглашением.
Суммы коммунальных платежей, поступившие на банковский счёт, и платежи поставщикам коммунальных услуг не являются доходами или расходами управляющего: доходом является только посредническое вознаграждение. Эти суммы отражают как расчёты, а не как доходы и расходы. В счетах должны быть указаны данные счетов поставщиков, а также отмечено, что управляющий является получателем платежа за соответствующие коммунальные услуги.
Следует проверить, однозначно ли договоры управления и договоры с поставщиками устанавливают, что управляющий действует как посредник, и соответствующим ли образом выставляются счета (см. модели выше).
Если счета выставляются от имени управляющего, указывать данные фактических поставщиков необязательно, поскольку управляющий считается поставщиком услуги. Управляющий вправе уменьшить НДС к уплате на сумму НДС, указанную в счетах фактических поставщиков.
Если управляющий выставляет счета как посредник:
Если порядок выставления счетов соблюдён, потребитель, зарегистрированный плательщиком НДС и использующий услуги для облагаемых сделок, может вычитать входной НДС. В соответствующем приложении к декларации по НДС в качестве партнёра по сделке указывают фактического поставщика, номер и дату счёта.
Ответ зависит от условий договоров между управляющим и жильцами, а также от имени кого управляющая компания заключает договоры на ремонт.
1) Взносы включены в ежемесячную плату за управление либо управляющий будет оказывать ремонтные услуги от своего имени. В таком случае взносы являются частью платы за управление и облагаются НДС по ставке 21%, независимо от того, выполняет ремонт управляющий или другие коммерсанты (см. стр. 4 методического материала VID о применении НДС к услугам управления жилыми домами). Если управляющий оказывает строительные услуги и один из собственников квартир является плательщиком НДС, к сделке с таким собственником применяется механизм обратного начисления НДС согласно статье 142 Закона о НДС; сумма счёта не увеличивается на НДС.
2) Взносы не включены в ежемесячную плату за управление, а управляющий сам не оказывает ремонтные услуги. В этом случае НДС на взносы в резервный фонд не начисляется. Необходимо соответствующее соглашение между управляющим и сообществом собственников квартир. Управляющий накапливает взносы в ремонтный фонд и заключает договоры с поставщиками ремонтных услуг от имени собственников квартир. После получения счетов от исполнителей суммы распределяются между собственниками, а остаток резервного фонда уменьшается.
Это зависит от оборота и от модели оказания услуг.
Услуги по управлению домами облагаются НДС, поскольку по общему правилу являются налогооблагаемыми операциями, а для услуг управления и обслуживания домов не предусмотрено исключение, сниженная ставка или освобождение.
| Платёж | Услуги предоставляются от имени управляющего | Коммунальные услуги предоставляет как посредник |
|---|---|---|
| Плата за управление домом | 21% | НДС 21% (собственная услуга управляющего) |
| Взносы на ремонт, включённые в плату за управление | 21% | 21% |
| Взносы в отдельный ремонтный фонд | 21% как аванс | без НДС, если договоры заключены от имени сообщества собственников |
| Коммунальные платежи | НДС со всей стоимости | НДС только с посреднического вознаграждения |
| Посредническое вознаграждение | 21% | 21% |
Первый шаг — проверить договоры управления и договоры с поставщиками: соответствуют ли договоры фактическому порядку выставления счетов. Затем определяют порядок учёта, форму счетов и требования к декларированию НДС. Конкретное решение следует оценивать с учётом действующих нормативных актов и заключённых управляющим договоров.
Взносы собственников в резервный фонд дома не являются оборотными средствами управляющей компании, которыми она может свободно распоряжаться. Согласно статье 15.2 Закона о квартирной собственности, взносы в резервный фонд являются имуществом сообщества собственников квартир. Статья 14 Закона об управлении жилыми домами также ограничивает право управляющего использовать накопления, созданные собственниками.
В обоих случаях в бухгалтерском учёте управляющего для ремонтных накоплений каждого дома должен быть предусмотрен отдельный бухгалтерский счёт.
Остаток виден на банковском счёте. Остаток соответствующего бухгалтерского счёта в учётном регистре также должен совпадать с остатком на банковском счёте.
Накопления и платежи разделяются по домам, поскольку для накоплений каждого дома используется отдельный банковский счёт (а также отдельные бухгалтерские счета — см. раздел 1). Цели можно разделять с помощью дополнительной аналитики счетов. Например, для дома X01 используется счёт 7170_1, для цели Y01 в доме X01 — 7170_101, для цели Y02 — 7170_102 и так далее.
Как и для счетов расходов, для счетов поставщиков и подрядчиков можно использовать дополнительные коды. Например, аналитический счёт поставщика Z01 для цели Y01 в доме X01 — 5310001_101. Один из вариантов — отражать на этом счёте авансы поставщику Z01: сальдо будет дебетовым и покажет сумму аванса. После выполнения работ и получения счёта, сумму отражают по кредиту бухгалтерского счета, уменьшая остаток аванса.
Бюджет должен быть реалистичным как по составу работ и материалов, так и по ценам, соответствующим рыночным. Бюджет необходимо разбить на отдельные статьи, например материалы, рабочая сила, аренда техники, транспорт и непредвиденные расходы.
Для проекта (цели) можно создать таблицу-регистр, в которой по каждой статье указываются утверждённый бюджет, суммы по договорам и суммы по счетам. Таблица рассчитывает оставшуюся доступную сумму по каждой статье расходов.
Для займов, как и для расходов и счетов поставщиков, можно использовать дополнительные бухгалтерские счета. Например, обязательство дома X01 перед кредитором Z01 по цели Y01 отражается на счёте 5140001_101. Аналогично учитываются субсидии и иное финансирование. Количество знаков в коде счёта зависит от числа обслуживаемых домов, поставщиков, кредиторов и других деловых партнёров.
Согласно пункту 3 части 3 статьи 12 Закона об управлении жилыми домами, неиспользованные средства должны быть переданы собственнику жилого дома.
Накопления учитываются отдельно по каждому дому: полученные взносы, использование средств и остаток. Для крупных ремонтов можно вести отдельный учёт проекта, включая авансы, неоплаченные счета подрядчиков и финансирование. Это позволяет наглядно показать собственникам, где находятся средства и на что они потрачены.
Управление строительными проектами и подготовка заявок на финансирование проектов не относятся к бухгалтерским услугам. Задача бухгалтерского учёта — обеспечить правильное отражение всех операций, связанных с проектом.
Собственникам могут быть выставлены счета в полном объёме, однако денег может не хватать, если часть собственников не платит. Управляющий обязан контролировать платежи собственников и своевременно информировать остальных собственников, если действия или бездействие одного из них затрагивают интересы других (статья 14 Закона об управлении жилыми домами). Кроме того, не реже одного раза в год управляющий должен предоставить собственнику дома письменный отчёт, в том числе сведения об использовании финансовых средств (статья 15).
Обычно данные доступны в бухгалтерской системе: выставленные счета должны быть связаны с полученными платежами.
Для анализа дебиторской задолженности можно подготовить таблицу со столбцами: A — Должник, B — Срок оплаты, C — Задолженность (EUR), D — Дни просрочки. В столбце D создают формулу, рассчитывающую количество дней от срока оплаты, указанного в столбце B, до даты составления таблицы. Затем задолженность распределяют по возрастным группам (интервалам просрочки):
Если этот вопрос урегулирован нормативными актами (статьи 1843 и 1844 Гражданского закона) или договором, следует руководствоваться соответствующими нормами или договором.
Если таких положений нет, но плательщик указал, какие счета оплачены, платёж относится к указанным счетам (решение Департамента по гражданским делам Верховного суда по делу № SKC-5/2025).
Если неизвестно, какие именно счета оплачиваются, платёж можно распределить в следующей очередности:
Если общее собрание собственников квартир не определило порядок распределения платежей, должник не указал назначение платежа, а задолженность по управлению и коммунальным услугам одинакова по сроку просрочки, степени обременительности и возрасту, платёж можно распределить пропорционально.
Пример: сумма счёта — 100 евро, из которых 20 евро составляет плата за управление, а 80 евро — коммунальные услуги третьих лиц. Должник платит 70 евро. На плату за управление относят 14 евро (70 × 20/100), на коммунальные услуги — 56 евро (70 × 80/100).
Если жилец указал в платёжном поручении, что платит за коммунальные услуги, согласно части 4.2 статьи 14 Закона об управлении жилыми домами управляющий обязан перечислить полученную сумму поставщику услуги.
Следует оформить акт приёма-передачи (статья 12 Закона об управлении жилыми домами) и запросить:
Каждую дебиторскую задолженность нужно анализировать индивидуально и распределять по группам:
По каждому дому ведётся отдельный учёт, задолженность группируется по срокам, а платежи сверяются со счетами. На основе этих данных можно подготовить выписки о платежах собственника, сведения для уведомлений о долгах и годовой отчёт об общей задолженности. Учёт кредиторской задолженности по поставщикам показывает, кому и сколько необходимо заплатить.
Управляющему недостаточно годового отчёта самой компании (SIA или общества). Собственники каждого дома должны ясно видеть, как расходуются деньги их дома. Можно вести отдельный «бухгалтерский учёт дома» (аналитику), позволяющий в любой момент подготовить отчёт по приложению 3 к Правилам Кабинета министров № 408 (правила расчёта платы за управление и обслуживание жилого дома).
Структурированный план счетов, аналитика по домам и регулярный ежемесячный или ежеквартальный контроль позволяют:
Сначала создают план счетов с аналитикой по домам (см. раздел 1). Доходы, расходы, дебиторскую и кредиторскую задолженность, а также остатки накоплений по каждому дому учитывают отдельно. К каждому счёту доходов, расходов, дебиторов, кредиторов и накоплений добавляют аналитический признак — дополнительные знаки для каждого дома или объекта.
Ежемесячно или хотя бы ежеквартально фактические расходы сравнивают с бюджетом соответствующего периода. Нужно определить не только общую разницу, но и её причины: например, повышенное потребление услуг, рост цен, незапланированный ремонт или расходы, возникшие не в том периоде, который был предусмотрен первоначально.
Чтобы определить, какие затраты растут, расходы за один период сравнивают с предыдущим периодом. Фактические затраты также сравнивают с бюджетными. Сравнение можно выполнять по видам расходов и по домам. Это позволяет выявлять существенные изменения, например рост расходов на отопление, увеличение затрат на ремонт или повторяющиеся незапланированные работы.
Следует сравнить:
Если ожидается, что расходы превысят доходы, нужно рассчитать размер дополнительных взносов и предложить собственникам варианты решения: увеличить взносы, отложить работы или привлечь кредит/финансирование ЕС.
Остаток рассчитывается путём прибавления планируемых взносов к начальному остатку и вычитании предполагаемых расходов. В расчёте также учитывают уже заключённые договора, выплаченные авансы и ещё не оплаченные счета. Это позволяет оценить, сколько средств останется после запланированных работ и хватит ли денег на непредвиденные расходы. Дополнительно рекомендуется составлять прогноз движения денежных средств на 13 недель (или на 3–6 месяцев), чтобы заранее выявлять риски ликвидности.
На основании бухгалтерских данных можно подготовить краткий и понятный отчёт, включающий:
Отчётные и налоговые обязанности зависят от юридической формы управляющего. Требования могут различаться для коммерческого общества, кооперативного общества и товарищества.
Требования к отчётности различаются в зависимости от юридической формы.
Основной нормативный акт — Закон о годовых отчётах и консолидированных годовых отчётах. Годовой отчёт обычно включает баланс, расчёт прибыли или убытков, приложение и сообщение руководства.
Основной нормативный акт — Правила Кабинета министров № 439 о годовых отчётах товариществ, фондов и профсоюзов, а также о ведении бухгалтерского учёта по системе простой записи.
Если товарищество ведёт бухгалтерский учёт по системе двойной записи, оно, как и коммерческие общества, должно представить баланс, отчёт о доходах и расходах, отчёт о пожертвованиях и дарениях, пояснение и сообщение руководства (пункт 14 Правил). При этом состав статей баланса и отчёта о доходах и расходах отличается. Если товарищество ведёт учёт по системе простой записи, оно должно представить отчёт о доходах и расходах, отчёт о пожертвованиях и дарениях и сообщение руководства.
Взносы собственников в резервный фонд и коммунальные платежи, собранные для последующего перечисления, обычно считаются посредническими операциями или полученными авансами (кредиторской задолженностью). Такие сделки не включаются в расчёт прибыли или убытков в качестве доходов или расходов. Исключение составляют плата за управление и собственное вознаграждение управляющего. Если управляющий предоставляет коммунальные услуги от своего имени, такие операции учитываются как собственные доходы и расходы управляющего.