Kādos gadījumos var rasties nepieciešamība atjaunot grāmatvedības uzskaiti?
Piemēram, uzņēmums noteiktu laiku neveica saimniecisko darbību (komercdarbību). Vadītājs (īpašnieks) ir nolēmis atsākt komercdarbību. Bieži vien šādos gadījumos noteikta perioda darījumi nav iegrāmatoti un atskaites nav iesniegtas.Var būt situācija, ka uzņēmuma darbības apjoms ir bijis salīdzinoši neliels un vadītājs ir patstāvīgi kārtojis grāmatvedību. Bieži vien šādos gadījumos vienīgais “grāmatvedības kārtošanas” mērķis ir iegūt datus atskaišu sagatavošanai. Grāmatvedības reģistri neatbilst tiesību normu prasībām un nav sagatavoti atsevišķi attaisnojuma dokumenti.
Diemžēl, var būt situācija, ka grāmatvedis ir “pazudis”, labākajā gadījumā Jums ir atsevišķi pirmdokumenti, bet nav grāmatvedības reģistru.
Kāpēc ir jāatjauno un jāsakārto grāmatvedības uzskaite? Kādas ir sekas, ja grāmatvedības uzskaite nav sakārtota?
Viena no svarīgākajām negatīvajām sekām ir konfliktsituācijas ar Valsts ieņēmumu dienestu (VID).Piemēram, VID var izlemt veikt uzņēmuma tematisko pārbaudi. Tādā gadījumā VID parasti pieprasa iesniegt attaisnojuma dokumentus un grāmatvedības reģistrus. Ja dokumenti vai reģistri tie neatbilst tiesību normu prasībām, VID ir tiesības piemērot administratīvo sodu (soda naudu).
Ja dokumenti netiek iesniegti, tad sekas ir izslēgšana no pievienotās vērtības maksātāju reģistra, bankas kontu bloķēšana, saimnieciskās darbības apturēšana.
Tāpēc, lai uzņēmums varētu droši strādāt, grāmatvedības uzskaite ir jāsakārto.
Ja grāmatvedības uzskaite nav kārtībā, tad liela iespējamība, ka nodokļu atskaišu dati būs nepareizi, kā arī nodokļi netiks pareizi aprēķināti. Ja kāds rēķins nav uzskaitīts, tātad dati par attiecīgo rēķinu netiks uzrādīti atskaitē. Būs VID pieprasījums pārbaudīt un labot atskaites. Neuzskaitot visus rēķinus, nodokļi (PVN) parasti tiek aprēķināti nepareizi. Jūs vai nu samaksāsiet lielāku nodokļu summu, nekā Jums ir jāmaksā (var rasties problēmas ar naudas plūsmu). Vai arī Jūs samaksāsiet mazāk nodokļus, nekā ir jāmaksā (sekas ir vismaz nokavējuma nauda).
Ja grāmatvedības uzskaite nav sakārtota, Jūs varat “aizmirst” kāda debitora parādu. Piemēram, Jūsu uzņēmums ir pārdevis preces vai sniedzis pakalpojumus un klientam ir pienākums samaksāt pēc noteikta laika. Ja šādu klientu ir pietiekami daudz un darījumu skaits ir liels, Jums būtu jāseko katram darījumam ar klientu un katrs darījums rūpīgi jāiegrāmato. Pretējā gadījumā būs grūti noteikt, kurš no klientiem nav samaksājis par precēm vai pakalpojumiem.
Tāpat, var rasties situācija, ka Jūs dubultā apmaksājat kāda kreditora rēķinu (pavadzīmi). Ja kreditors nepamatoti, kļūdaini pieprasa veikt kādu maksājumu, Jums var būt grūtības pierādīt, ka maksājums jau ir veikts (pierādījumu meklēšana var aizņemt vairāk laika).
Ja grāmatvedība nav kārtībā, Jūs nevar iegūt precīzus datus par uzņēmuma finanšu stāvokli. Tātad, Jums nav ko analizēt (vērtēt), ir gandrīz neiespējami izdarīt pamatotus lēmumus par uzņēmuma darbību un attīstību nākotnē. Uzņēmumu nav iespējams sekmīgi vadīt un kontrolēt.
Ko ietver uzskaites atjaunošana un sakārtošana?
- Jānodrošina, lai uzņēmumā būtu visi nepieciešamie attaisnojuma dokumenti (rēķini, pavadzīmes, čeki, kvītis, bankas dokumenti utt.).
- Jānodrošina, lai attaisnojuma dokumenti atbilstu likumdošanas prasībām (lai saturētu noteiktus rekvizītus).
- Jāpārbauda vai visi ieņēmumi un izdevumi ir uzskaitīti (iegrāmatoti) un vai tie ir iegrāmatoti pareizajos grāmatvedības kontos. Visi darījumi ir jāiegrāmato.
- Jāsalīdzina debitoru un kreditoru atlikumi ar attiecīgo darījuma partneru datiem. Vajadzības gadījumā jāveic nepieciešamie grāmatojumi.
- Jāsalīdzina grāmatvedības dati par ilgtermiņa ieguldījumiem (pamatlīdzekļiem) un apgrozāmajiem līdzekļiem (krājumiem) ar reālo situāciju. Arī jāveic nepieciešamie grāmatojumi, ja reālā situācija atšķiras no grāmatvedības datiem.
- Jāiesniedz visas nepieciešamās atskaites. Vajadzības gadījumā atskaites ir jāizlabo.
- Jāsalīdzina grāmatvedības dati par nodokļu nomaksas stāvokli ar Valsts ieņēmumu dienesta datiem un jāveic nepieciešamie grāmatojumi.
Kas ir nepieciešams, lai uzsāktu atjaunot un sakārtot grāmatvedības uzskaiti?
- Esošie grāmatvedības reģistri, kā arī pēdējais iesniegtais gada pārskats.
- Visu bankas kontu izraksti, sākot no brīža, kad grāmatvedība netika kārtota.
- Visu elektronisko kases aparātu žurnāli, sākot no brīža, kad grāmatvedība netika kārtota.
- Līgumi, tai skaitā darba līgumi.
- Saņemtie un izrakstītie rēķini, pavadzīmes, kā arī čeki, kvītis un citi dokumenti par to periodu, par kuru ir jāsakārto grāmatvedība.
Ja dokumenti nav nekādi atdalīti vai sakārtoti, tad tos var iesniegt tādā stāvoklī, kādā tie ir. Grāmatošanas procesā dokumenti tiks sadalīti pa grupām un sakārtoti. Parasti grāmatošanas procesā rodas papildus jautājumi, kā arī nepieciešamība pēc papildus dokumentiem.
Kas būtu nepieciešams no uzņēmuma vadības?
Svarīgi, lai līdz grāmatvedim nonāktu visa informācija par uzņēmuma darbību. Piemēram, uzņēmums ir saņēmis pakalpojumu vai preces un ir saņēmis piegādātāja rēķinu. Bet rodas situācija, ka rēķins nenonāk līdz grāmatvedim. Ja šāds rēķins nav apmaksāts (pēc citiem dokumentiem nevar konstatēt, ka rēķinam ir jābūt), tad grāmatvedim nav informācijas par darījumu. Tāpēc, no grāmatvedības Jūs nesaņemsiet ziņu, ka ir pienācis termiņš veikt attiecīgo maksājumu.Lai pēc iespējas izvairītos no šādām situācijām, būtu jāiekārto kāda vieta (piemēram, mape) neapstrādātajiem dokumentiem un tūlīt pēc dokumenta saņemšanas tas būtu jāievieto mapē. Un pirmdokumenti būtu jāievieto tikai iekārtotajā mapē (vienā vietā).
Nebūtu vēlams pie papīra dokumentu oriģināliem ievietot kopijas. Piemēram, kādu iemeslu dēļ tiek nokopēta piegādātāja pavadzīme un vēlāk ievietota mapē pie dokumentu oriģināliem. Pavadzīme var tik arī nokopēta vairākkārt. Iespējams, ir viedoklis, ka labāk lai ir vairākas kopijas, nekā trūkst kāds oriģināls.
Jāpiezīmē, ka dokumenta kopijai būtu jāatbilst noteiktām prasībām, lai to varētu izmantot par attaisnojuma dokumentu un iegrāmatot.
Ja pie grāmatveža nonāk oriģināls un kopija (vai vairākas kopijas), tad ir lielāks risks kļūdīties un vienu darījumu iegrāmatot vairākas reizes. Tāpēc, vēlams būtu grāmatvedim nodot tikai dokumentu oriģinālus.