Grāmatvedības reģistri

Kas ir grāmatvedības reģistri?

Grāmatvedības reģistri ir dokumentu kopums (dažāda veida dokumenti), kur ir uzkrāti dati par visiem uzņēmuma saimnieciskajiem darījumiem. Katrs dokumentu veids satur atšķirīgus (dažādi apstrādātus) datus. Dokumenti savstarpēji viens otru papildina.

Ja grāmatvedība tiek kārtota, izmantojot grāmatvedības programmas, tad visi dati par saimnieciskajiem darījumiem tiek ierakstīti datu bāzē. No datu bāzes var atlasīt nepieciešamo informāciju un izveidot vajadzīgos dokumentus.

Kā tie iedalās?

Kārtojot grāmatvedību tiek izmantoti šādi reģistri (iedalīti pēc pielietošanas mērķa):

• Hronoloģiskie. Darījumi ir iegrāmatoti hronoloģiskā secībā, faktiski darījumu iegrāmato tad, kad grāmatvedis saņem attiecīgu attaisnojuma dokumentu. Iegūst sarakstu ar visiem uzņēmuma darījumiem, sakārtotiem pēc datumiem. Darījumi speciāli netiek grupēti pēc darījumu veidiem.
• Sistemātiskie. Ietver sagrupētu (sistematizētu) kopsavilkumu par uzņēmuma visiem vai noteikta veida darījumiem. Sistemātiskie reģistri ir šādi:
  • Analītiskie reģistri. Katrai darījumu grupai tiek iekārtots atsevišķs analītiskais reģistrs. Piemēram, atsevišķs reģistrs pamatlīdzekļiem, krājumiem, pircējiem-pasūtītājiem, naudas līdzekļiem utt.
  • Galvenā grāmata vai arī žurnāls - virsgrāmata. Darījumi tiek grupēti pēc to ekonomiskā satura (piemēram, norēķini ar debitoriem, kreditoriem, ieņēmumi, izdevumi). Galvenā grāmata vai žurnāls – virsgrāmata ietver visus uzņēmumā lietotos grāmatvedības kontus. Un šie konti satur apkopotus datus (kopsavilkumus) no analītiskajiem reģistriem.

Reģistrus var iedalīt arī pēc:

• Informācijas detalizācijas pakāpes (sintētiskie un analītiskie reģistri). Sintētiskie satur vispārīgāku informāciju. Savukārt analītiskie reģistri satur detalizētu informāciju.
• Ārējās formas (grāmata, kartiņa, žurnālorderis, elektronisks dokuments).

Kāda ir atšķirība starp sintētiskajiem un sistemātiskajiem reģistriem?

Sistemātiskie reģistri ir plašāks jēdziens salīdzinājumā ar sintētiskajiem reģistriem.
Sintētiskais reģistrs ir galvenā grāmata un virsgrāmata. Savukārt sistemātiskie reģistri ietver sintētiskos reģistrus, kā arī analītiskos reģistrus.

Kāpēc tie ir nepieciešami?

Pamatā grāmatvedības reģistri ir nepieciešami, lai uzņēmums varētu izpildīt normatīvo aktu prasības.

• Tiesību normās ir paredzēts pienākums saimnieciskos darījumus iegrāmatot grāmatvedības reģistros
• Tā kā sistemātiskie reģistri satur visu saimniecisko darījumu summas, tad sistemātisko reģistru dati tiek izmantoti pievienotās vērtības nodokļa deklarācijas sagatavošanai un nodokļu summu noteikšanai.
• Sistemātisko reģistru dati ir nepieciešami, lai sagatavotu gada pārskatu (bilanci, peļņas vai zaudējumu aprēķinu).
• Uzņēmuma vadība no grāmatvedības reģistriem var iegūt informāciju par uzņēmuma operatīvo situāciju (piemēram, vai uzņēmumam ir peļņa vai zaudējumi, kādas ir debitoru, kreditoru parādu summas). Hronoloģiskajā reģistrā var iegūt informāciju par uzņēmuma darījumu vēsturi. Sistemātiskajos reģistros var iegūt informāciju par katra grāmatvedības konta atlikumu izvēlētajā datumā.

Grāmatvedības reģistra atšķirība no grāmatvedības konta.

Ar jēdzienu “grāmatvedības reģistrs” apzīmē tikai dokumentu (hronoloģiskais reģistrs, virsgrāmata, galvenā grāmata).

Savukārt vārdu salikuma “grāmatvedības konts” nozīme var būt dažāda. Teorijā grāmatvedības konts ir “īpašs paņēmiens …”, kā arī tabula. Praksē “grāmatvedības konts” ir kontu plāna sastāvdaļa. Piemēram, grāmatvedības konts: 2310 – Norēķini ar pircējiem un pasūtītajiem.

Grāmatvedības konts kā tabula pēc satura ir ļoti līdzīgs analītiskās uzskaites reģistram. Tomēr bez analītiskās uzskaites reģistriem pastāv arī citi reģistri ar atšķirīgu saturu.

Kā dažādi reģistru veidi ir saistīti un papildina viens otru?

Sistemātiskie reģistri satur sagrupētu informāciju, kura iegūta no hronoloģiskajiem reģistriem. Hronoloģiskā reģistra visu darījumu summa ir vienāda ar sistemātiskā reģistra visu kontu debeta vai kredīta summu.

Ja Jūs vēlaties iegūt pilnīgu informāciju par uzņēmuma pārdošanas apjomiem, tad var veikt šādas darbības:

• Sistemātiskajā reģistrā (virsgrāmatā) atlasīt nepieciešamos pārdošanas kontus. Tādejādi, Jūs varat redzēt pārdošanas apjomu kopsummas vajadzīgajā periodā.
• Ja Jūs vēlaties redzēt, no kā sastāv grāmatvedības kontu summas sistemātiskajā reģistrā, tad jāizmanto hronoloģiskais reģistrs. Piemēram, Jūs vēlaties noskaidrot, kuri ir Jūsu preču / pakalpojumu galvenie pircēji. Datus var atlasīt hronoloģiskajā reģistrā, filtrējot pēc pircēja nosaukuma vai koda.

Kādiem ir jābūt grāmatvedības reģistriem?

Ar normatīvajiem aktiem nav apstiprināta kāda noteikta grāmatvedības reģistru forma. Uzņēmuma vadītājam pamatā ir tiesības izvēlēties grāmatvedības reģistru formu.

Ministru kabineta noteikumos ir noteiktas prasības attiecībā uz hronoloģisko reģistru saturu un sistemātiskajiem reģistriem.

Hronoloģiskajam reģistram jāsatur šāda informācija:

• Ieraksta datums. Datums, kad ir iegrāmatots attaisnojuma dokuments.
• Ieraksta kārtas numurs. Unikāls numurs katram grāmatojumam.
• Atsauce uz attaisnojuma dokumentu:
  • autors (piemēram, uzņēmuma nosaukums, no kura ir saņemts rēķins);
  • nosaukums vai saimnieciskā darījuma apraksts (piemēram, rēķins, čeks utt.);
  • datums, kurā attaisnojuma dokuments ir sagatavots;
  • reģistrācijas numurs.
• Saimnieciskā darījuma novērtējums naudā. Vērtībai jābūt eiro, jo Latvijā par vērtības mēru lieto eiro. Papildus var norādīt vērtību citā valūtā, bet nodokļu aprēķināšanai un atskaišu sagatavošanai jālieto eiro.
• Saimnieciskā darījuma grāmatvedības konta nosaukums vai kods. Kā arī norādījums vai ieraksts ir izdarīts konta debetā vai kredītā. Tā kā uzņēmumos grāmatvedība jākārto divkāršā ieraksta sistēmā, tad viena un tā pati summa tiek grāmatota atbilstošo kontu gan debetā, gan kredītā. Iegrāmatošanai var izmantot trīs kolonnas: vērtība, debets, kredīts. Kolonnā – “vērtība” tiek norādīta vērtība eiro. Kolonnās – “debets” un “kredīts” tiek norādīts attiecīgie konti. Piemēram EUR 100 D2310 K6110.

Grāmatvedības reģistri ir jākārto latviešu valodā (tekstam jābūt latviešu valodā).

Kādus grāmatvedības reģistrus izmanto SIA AB ways?

SIA AB ways grāmatvedības kārtošanā izmanto žurnālu - virsgrāmatu.
Uzņēmuma vadība var saņemt informāciju gan par visiem uzņēmuma rezultātiem noteiktā periodā (visu grāmatvedības kontu apgrozījumus), gan par darījumiem ar kādu noteiktu personu, noteiktā periodā.