Tā ir dokumentācija par attiecīgā uzņēmuma grāmatvedības īpatnībām.
Kāpēc tie ir vajadzīgi?
Kārtojot grāmatvedību, grāmatvedis pamatojas uz tiesību normām, kā arī uz grāmatvedības organizācijas dokumentiem.Piemēram, SIA nopērk datoru, kurš ilgāk par gadu tiks izmantots preču ražošanai un pakalpojumu sniegšanai. Grāmatvedim rodas jautājums: vai dators ir uzskatāms par pamatlīdzekli, vai arī visa pirkuma summa uzreiz ir jāiekļauj izmaksās. Atbildei jābūt attiecīgās SIA grāmatvedības organizācijas dokumentos.
Ja SIA mainās grāmatvedis, tad ir svarīgi, lai arī turpmāk grāmatvedība tiktu kārtota pēc tiem pašiem principiem. Piemērā ar datora iegādi nedrīkst būt tā, ka viens grāmatvedis datoru uzskata par pamatlīdzekli, bet nākamais tādu pašu datoru uzreiz iekļauj izdevumos. Jo tad netiek ievērots Gada pārskatu un konsolidēto pārskatu likums, finanšu pārskati nesniedz skaidru priekšstatu par sabiedrības līdzekļiem (aktīviem) un peļņu vai zaudējumiem. Lai nākamais grāmatvedis zinātu pēc kādiem principiem tiek kārtota attiecīgā uzņēmuma grāmatvedība (kādas ir īpatnības attiecīgajā uzņēmumā), ir nepieciešami grāmatvedības organizācijas dokumenti.
Tāpat, jāņem vērā, ka Valsts ieņēmumu dienests, veicot pārbaudes (piemēram, tematisko pārbaudi) pieprasa iesniegt grāmatvedības organizācijas dokumentus.
Prasības grāmatvedības organizācijas dokumentiem.
Ministru kabineta noteikumos ir attiecīga nodaļa, kurā uzskaitīti grāmatvedības organizācijas dokumenti un noteiktas prasības šo dokumentu saturam.Grāmatvedības organizācijas dokumentos ietver ar grāmatvedības kārtošanu saistītus jautājumus (instrukcijas). Sagatavojot šos dokumentus, jāievēro tiesību normu prasības un šie dokumenti jāpielāgo attiecīgā uzņēmuma prasībām (darbības veidam, specifikai).
Kas izstrādā un apstiprina grāmatvedības organizācijas dokumentus?
Vispārējā gadījumā uzņēmuma vadītājam ir pienākums izstrādāt, apstiprināt grāmatvedības organizācijas dokumentus. Uzņēmuma vadītājs ir atbildīgs par šo dokumentu saturu. Faktiski dokumentus izstrādā grāmatvedis. Un uzņēmuma vadītājs iepazīstas ar dokumentu saturu un apstiprina attiecīgos dokumentus.Grāmatvedības organizācijas dokumentu glabāšana.
Parasti grāmatvedības organizācijas dokumenti glabājas pie grāmatveža. Ja kāds no dokumentiem ir novecojis, tiek atcelts, tad attiecīgais dokuments būtu jāglabā uzņēmuma arhīvā. Saskaņā ar likuma Par grāmatvedību 10.pantu, grāmatvedības organizācijas dokumenti ir jāglabā 10 gadus.Atsevišķi grāmatvedības organizācijas dokumenti.
- Grāmatvedības kontu plāns.
Šo dokumentu grāmatvedis lieto visbiežāk (faktiski, lieto ikdienā). Tas ir sistematizēts (sagrupēts) saraksts, kura kreisajā pusē parasti ir grāmatvedības konta numurs (unikāls) un labajā pusē informācija par attiecīgo kontu (kas šajā kontā tiek grāmatots). Grāmatojot darījumus hronoloģiskajā reģistrā, grāmatvedis lieto konta numuru. Apskatot grāmatojumus pēc kontu numuriem var viegli noteikt kāda veida darījums ir noticis.
Kontu plānu veido, ņemot vērā katra uzņēmuma darbības specifiku. Uzņēmumiem (ne-budžeta iestādēm) par pamatu parasti tiek izmantots spēku zaudējis Finanšu ministrijas apstiprinātais kontu plāns, jo ar normatīvajiem aktiem nav apstiprināts kāds noteikts kontu plāns.
"Tipveida" kontu plāns tiek papildināts, grozīts atkarībā no uzņēmuma darbības specifikas un uzņēmuma vadības prasībām saistībā ar iekšējām atskaitēm.
Piemēram, ja uzņēmums veic darījumus gan ar Latvijā reģistrētām personām, gan ar citās ES dalībvalstīs reģistrētām, ar PVN apliekamām personām, tad ir lietderīgi izmantot atšķirīgus ieņēmumu kontus katrai personu grupai.
Uzņēmuma vadībai var būt nepieciešamība sīkāk sadalīt atsevišķus izdevumus. Piemēram, uzņēmums nomā telpas birojam. Saņemtajā rēķinā tiek norādīta nomas maksa un dažādi citi ar telpu lietošanu saistīti izdevumi. Ja uzņēmuma vadība vēlas zināt cik attiecīgajā mēnesī ir telpu nomas maksa, maksa par elektrību, ūdensapgādi, utt., tad katram izdevumu veidam tiek izveidots atsevišķs grāmatvedības konts.
Grāmatvedības kontu sadalījumam (detalizācijai) jābūt tādam, lai no grāmatvedības kontu datiem (summām) varētu sagatavot bilanci un peļņas vai zaudējumu aprēķinu.
Kontu plānā jāietver tikai tie konti, kuros ir jāgrāmato uzņēmuma veiktie darījumi. Ja nepieciešams, papildus konta numuram var lietot arī kodus un simbolus. - Grāmatvedības (organizācijas) politika.
Tā ir instrukcija, rokasgrāmata par to, kā uzskaitīt uzņēmuma aktīvus, pašu kapitālu, saistības, ieņēmumus un izdevumus. Tāpat, tā satur vispārīgu informāciju par pašu uzņēmumu.
Grāmatvedības politika pamatā satur atbildes uz šādiem jautājumiem:- Kas ir nemateriālie ieguldījumi un pamatlīdzekļi, kā tie iedalās? Kādas darbības jāveic pirms tos uzsāk izmantot saimnieciskajā darbībā? Kādi dokumentēt pamatlīdzekļu uzlabošanu, pārbūvi un atjaunošanu? Kā pamatlīdzekļus un nemateriālos ieguldījumus noraksta un izslēdz?
- Kas ir krājumi un kā tie iedalās? Kas ir uzskatāma par krājumu iegādes vērtību? Kas un kā uzskaita krājumus? Pēc kādas metodes krājumus novērtē (FIFO vai vidējā svērtā cena)? Cik bieži inventarizē krājumus?
- Kas ir debitoru parādi un kā tie iedalās? Kā nosaka un koriģē katra debitora parāda vērtību? Kas tiek uzskatīti par nedrošajiem un zaudētajiem debitoru parādiem? Kā iegrāmato nedrošos un zaudētos debitoru parādus?
- Kas ir uzkrātie ieņēmumi un kā tos iegrāmato?
- Kā uzskaita informāciju par avansu izsniegšanu un izlietošanu uzņēmuma norēķinu personām?
- Kas ir nākamo periodu izmaksas un kā tās grāmato?
- Kas ir naudas līdzekļi? Kādos kontos tos grāmato? Kā un cik bieži pārvērtē ārvalstu valūtas naudas atlikumus?
- Kas veido pašu kapitālu un kādos kontos to grāmato?
- Kas ir uzkrājumi, kad tos veido un kādos kontos tos grāmato?
- Kādos kontos grāmato uzņēmuma saistības pret kreditoriem (kredītiestādēm, piegādātājiem, pakalpojumu sniedzējiem, pircējiem (kuri ir samaksājuši avansā), darbiniekiem, valsti (nodokļu saistības))?
- Kā uzskaita dividendes?
- Kas ir uzkrātās saistības, nākamo periodu ieņēmumi un kā tos grāmato?
- Kas ir ieņēmumi un izmaksas, kā tie iedalās un kā tos grāmato?
- Noteikumi par inventarizāciju kārtību. Vadītājs nosaka kā uzņēmumā tiek veiktas inventarizācijas. Cik bieži (kad) tās veic un kādi dokumenti tiek sagatavoti. Kā veido inventarizācijas komisiju. Kādas darbības jāveic pirms inventarizācijas.
- Noteikumi par kases operāciju uzskaiti. Ja uzņēmumā veic darījumus ar skaidru naudu, tad jākārto kases grāmata. Noteikumos, ņemot vērā tiesību normu prasības, nosaka, kā, cik bieži un kurš kārto kases grāmatu. Ja uzņēmumā izmanto elektronisko kases aparātu, tad nosaka inkasāciju biežumu un kārtību. Nosaka atbildīgās personas, to pienākumus. Tāpat, nosaka kādi dokumenti ir jāsagatavo, lai apliecinātu skaidrā naudā veiktos darījumus.
- Noteikumi par avansa norēķinu personām. Uzņēmumam var būt nepieciešama nopirkt atsevišķas lietas, maksājot skaidrā naudā (piemēram, nelielas vērtības kancelejas preces). Šādus pirkumus veic noteikti uzņēmuma darbinieki, – uzņēmuma vadītāja apstiprinātas avansa norēķinu personas. Noteikumos nosaka, kā tiek pieprasīts un izmaksāts avanss. Tāpat nosaka, kā avansa saņēmējs atskaitās par naudas izlietošanu. Kā arī, nosaka grāmatvedības kontus, kuros veicami grāmatojumi.
- Dokumentu apgrozības shēma. Tā var būt tabula, kurā uzskaitīti uzņēmumā lietotie dokumenti (sistematizēti pēc dokumentu grupām). Dokumentā nosaka, kuras personas ir atbildīgas par dokumentu izstrādāšanu, pārbaudīšanu, apstrādi grāmatvedībā un nodošanu arhīvā. Nosaka katras darbības veikšanas termiņu. Tāpat, nosaka cik eksemplāros katru dokumentu jāsagatavo.