Grāmatvedības attaisnojuma dokumenti

Kas ir grāmatvedības attaisnojuma dokuments?

Var saukt arī par pirmdokumentu. Tas ir dokuments, kurš apliecina saimnieciskā darījuma esamību (faktu, ka ir noticis saimnieciskais darījums).
Piemēram, kredītiestāde aprēķina bankas komisiju (attaisnojuma dokuments ir bankas izraksts), uzņēmums nopērk preces no cita uzņēmuma (attaisnojuma dokuments ir nodokļa rēķins, pavadzīme).
Pamatojoties uz attaisnojuma dokumentiem, grāmatvedis reģistrē (iegrāmato) darījumus (darbības) grāmatvedības reģistros.

Lai dokumentu būtu tiesības izmantot par grāmatvedības attaisnojuma dokumentu, attiecīgajam dokumentam jāsatur noteikti rekvizīti un informācija.

Kāpēc ir vajadzīgs attaisnojuma dokuments? Kāpēc tas ir svarīgs?

Attaisnojuma dokumenti pamatā ir nepieciešami, lai:

• Valsts ieņēmumu dienestam varētu pierādīt, ka uzņēmums ir pareizi aprēķinājis nodokļus.
• Lai darījumu partnerim varētu pierādīt, ka uzņēmums ir piegādājis preces, sniedzis pakalpojumus vai samaksājis par precēm un pakalpojumiem.

Katram uzņēmumam ir jākārto grāmatvedība. Lai grāmatvedības reģistros iegrāmatotu darījumu (notikumu), ir nepieciešams noteiktām prasībām atbilstošs dokuments, kurš apliecina, ka darījums vai notikums ir noticis.
Ja dokuments neatbilst noteiktām prasībām, tad grāmatvedim nav tiesības iegrāmatot darījumu, pat ja darījums ir noticis.
Piemēram, uzņēmuma vadītājs vai kāds darbinieks veikalā nopērk uzņēmuma darbībai nepieciešamas kancelejas preces. Samaksa ir skaidrā naudā, pirkuma vērtība bez pievienotās vērtības nodokļa pārsniedz 29 eiro. Elektroniskā kases aparāta čeks nesatur datus par pircēju un čekam nav arī pievienots kāds cits dokuments, kurā būtu iekļauti dati par pircēju.
Diemžēl, šādu dokumentu nav pamata uzskatīt par attaisnojuma dokumentu un darījumu nav tiesību iegrāmatot grāmatvedības reģistros. Lai situāciju atrisinātu, kases aparāta čekam būtu jāpievieno, piemēram, Kvīts EKA čekam, kurā ietverti nepieciešamie rekvizīti.

Vispārējās prasības attaisnojuma dokumentam.

Sagatavojot dokumentu, jāpārliecinās un jānodrošina, lai dokumentam būtu juridisks spēks.
Ja sabiedrības ar ierobežotu atbildību (SIA) vārdā tiek sagatavots (parakstīts) kāds dokuments, tad būtu jāpārliecinās vai dokumenta parakstītājam ir attiecīgās tiesības (piemēram, dokuments jāparaksta valdes loceklim vai valdes pilnvarotai personai). Tāpat, jāpārliecinās, lai tiesību normās vai SIA statūtos nebūtu kādi ierobežojumi attiecībā uz dokumenta saturu.
Nepārliecinoties par fiziskās personas tiesībām parakstīt dokumentus SIA vārdā, var rasties šāda situācija.
Piemēram, uzņēmums pārdod preces citam uzņēmumam. Pēc precēm ierodas fiziska persona, parakstās pircēja uzņēmuma vārdā, saņem preces. Ja šai fiziskajai personai nav bijušas tiesības parakstīties pircēja uzņēmuma vārdā un pircējs – uzņēmums nav saņēmis preces, tad pircējam ir tiesības neatzīt šādu darījumu. Rezultātā, pārdevējs bez maksas būs atdevis preces fiziskai personai (labākajā gadījumā var izdoties saņemt samaksu no attiecīgās fiziskās personas). Tāpēc, izsniedzot preces, ir svarīgi pārliecināties par saņēmēja – fiziskās personas identitāti, kā arī svarīgi ir pārliecināties, vai saņēmējam ir tiesības saņemt preces.

Dokuments jāraksta fiziski noturīgā veidā un tā, lai tehniski to nevarētu viegli pārlabot. Piemēram, nedrīkst dokumentu (pa)rakstīt ar zīmuli. Dokuments jāsagatavo tā, lai visā dokumenta glabāšanas laikā nezustu dokumentā ietvertā informācija. Dokumentā ietvertās informācijas saglabāšana ir atkarīgā arī no apstākļiem, kādos dokumenti tiek glabāti (piemēram, nevajadzētu glabāt dokumentus telpās, kurās iespējams paaugstināts gaisa mitrums).

Grāmatvedības attaisnojuma dokumentam jāsatur vismaz šādi rekvizīti:

• Dokumenta autoru (saimnieciskā darījuma dalībnieku) nosaukumi (piemēram, līgumā: līgumslēdzējpuses; rēķinā: rēķina izrakstītājs un rēķina saņēmējs). Par saimniecisko darījumu tiek uzskatīts darījums, kura rezultātā notiek vērtību maiņa (piemēram, viena puse nodod otrai pusei kādu preci (vērtību)).
• Dokumenta autoru (saimnieciskā darījuma dalībnieku) reģistrācijas numurs (piemēram, SIA reģistrācijas numurs).
• Dokumenta autoru (saimnieciskā darījuma dalībnieku) juridiskā adrese, ja dokuments tiek saņemts no citas personas vai tiek izrakstīts citai personai (ārējie attaisnojuma dokumenti).
• Dokumenta veida nosaukums (rēķins, čeks, kvīts, līgums, akts utt.).
• Dokumenta datums (datums, kurā ir sagatavots dokuments).
• Informācija par saimniecisko darījumu:
  • Apraksts, piemēram, preču pārdošana, pakalpojumu sniegšana. Tāpat, būtu jāuzskaita pārdotās preces un sniegtie pakalpojumi.
  • Pamatojums, piemēram, 2018.gada 03.septembrī noslēgtais līgums Nr. 123.
  • Mērītāji: mērvienība, apjoms (daudzums), vienas vienības cena, summa.
• Paraksts (izņemot likumā paredzētus gadījumus, piemēram, likuma Par grāmatvedību 7.¹ pantā paredzētais viens no gadījumiem, kad tiek sagatavots iekšējs elektronisks dokuments, ja šo dokumentu ir apliecinājusi atbildīgā persona, uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā).

Vērtības mērs.

Grāmatvedības reģistros vērtības (cenas, summas) ir jānorāda euro.
Saskaņā ar Valsts ieņēmumu dienesta skaidrojumu un, ņemot vērā likuma Par grāmatvedību prasības, ka grāmatvedībā par vērtības mēru lieto euro un grāmatvedības reģistros nav pieļaujami ieraksti, kuru saturs vai mērītāji atšķiras no attaisnojuma dokumenta, grāmatvedības attaisnojuma dokumentos cenas un summas arī ir jānorāda euro. Papildus summām euro var uzrādīt summas arī citā valūtā.

Ja attaisnojuma dokuments saņemts no citas personas un šajā dokumentā vērtības (cenas, summas) nav norādītas euro, tad vērtības jāpārrēķina euro pēc Eiropas Centrālās bankas publicētais euro atsauces kursa. Ja konkrētai ārvalstu valūtai nav Eiropas Centrālās bankas publicētā euro atsauces kursa, izmanto pasaules finanšu tirgus atzīta finanšu informācijas sniedzēja periodiskajā izdevumā vai tā tīmekļa vietnē publicēto valūtas tirgus kursu attiecībā pret euro.

Kādā valodā jāsagatavo attaisnojuma dokumenti?

Ņemot vērā, likuma Par grāmatvedību 6.pantu un faktisko situāciju (VID attieksmi), attaisnojuma dokumentam jābūt uzrakstītam latviešu valodā. Ja darījumā piedalās ārvalstu persona, tad dokumentā, papildus latviešu valodai, var lietot arī citu valodu (piemēram rēķins divās valodās).
Ņemot vērā, Valsts valodas likuma 9.pantu, ja tiek slēgts līgums par pakalpojumu sniegšanu Latvijas teritorijā, tad šāds līgums slēdzams latviešu valodā. Ja līgums ir svešvalodā, tad līgumam jāpievieno tulkojums latviešu valodā.

Attaisnojuma dokumentu veidi.

Normatīvajos aktos pastāv iedalījums:

• Ārējos attaisnojuma dokumentos. Tie ir dokumenti, kuri ir saņemti no citām personām, - citiem uzņēmumiem (piemēram, preču pārdevējiem, pakalpojumu sniedzējiem).
• Iekšējos attaisnojuma dokumentos. Iekšējie dokumenti ir sagatavoti pašu uzņēmumā (piemēram, pavadzīme par preču pārvietošanu starp uzņēmuma struktūrvienībām).
  Jāņem vērā, ka ar iekšējo dokumentu (bez papildus dokumentiem) nav tiesības apliecināt faktu, ka uzņēmums ir nopircis preces vai saņēmis pakalpojumus no cita uzņēmuma. Piemēram, ja uzņēmums ir nopircis datoru, bet nav pirkumu (maksājumu) apliecinoši dokumenti, tad nav tiesības uzrakstīt grāmatvedības izziņu vai citu iekšēju dokumentu, ierakstot ka uzņēmums ir nopircis datoru. Uz šāda dokumenta pamata grāmatvedim nav tiesības izdarīt grāmatojumus.

Ja par kādu darījumu vai notikumu ir gan ārējais, gan iekšējais attaisnojuma dokuments, tad priekšroka (augstāks spēks) ir ārējam dokumentam (grāmatvedis pamatojas uz ārējo dokumentu).

Biežāk izmantotie grāmatvedības attaisnojuma dokumenti ir šādi:

• Rēķins. Rēķinus sagatavo (izraksta) par sniegtajiem pakalpojumiem.
• Pavadzīme / preču pavadzīme - rēķins. Pavadzīmes sagatavo (izraksta) par pārdotajām precēm. Iespējamās pavadzīmes paraugs.
• Čeks. Attaisnojuma dokuments, kuru izdrukā elektroniskais kases aparāts. Apliecina darījumu (pirkumu) par kuru samaksāts skaidrā naudā vai ar bankas karti.
• Kvīts. Kvītis ir tiesības lietot tikai tiesību normās noteiktos gadījumos un pirms izrakstīšanas kvītis ir jāreģistrē Valsts ieņēmumu dienestā. Kvīts apliecina darījumu, norēķins par kuru ir veikts skaidrā naudā. Pastāv arī "Kvīts EKA čekam". Šāda kvīts nav jāreģistrē Valsts ieņēmumu dienestā un šādu kvīti izmanto, lai pievienotu elektroniskā kases aparāta čekam, ja čekā nav iekļauti visi nepieciešami rekvizīti (piemēram, preces vienas vienības cena un preču skaits).
• Biļete. Arī biļetes ir tiesības lietot tikai atsevišķos tiesību normās noteiktos gadījumos. Un arī biļetes, pirms to lietošanas ir jāreģistrē Valsts ieņēmumu dienestā.
• Līgums. Lai līgumu varētu uzskatīt par attaisnojuma dokumentu, līgumam ir jāapliecina, ka ir noticis saimnieciskais darījums (vērtību maiņa), kā arī līgumam ir jāsatur nepieciešamie rekvizīti.
  Piemēram, ja ir noslēgts aizdevuma līgums, bet naudas kustība (nodošana) nav notikusi, tad arī saimnieciskais darījums nav noticis. Tāpēc šāds līgums nav attaisnojuma dokuments.
  Ja aizdevuma līgumā ir ierakstīts, ka aizņēmējs naudu ir saņēmis līguma parakstīšanas brīdī, tad gan šāds līgums apliecina saimnieciskā darījuma esamību un to ir pamats izmantot par attaisnojuma dokumentu.
• Darba algas izmaksu sarakstu var izmantot kā attaisnojuma dokumentu, lai iegrāmatotu uzņēmuma saistības izmaksāt darba algu un nodokļus.
• Bankas dokuments (piemēram, maksājuma uzdevums, konta izraksts). Ir izmantojams kā attaisnojuma dokuments, lai iegrāmatotu bezskaidras naudas maksājumu.
• Grāmatvedības izziņa. Var izmantot kā attaisnojuma dokumentu, piemēram, lai labotu kādu kļūdainu grāmatojumu.
• Kredītrēķins. Parasti sagatavo, ja puses ir vienojušās samazināt preču vai pakalpojumu cenu (piemēram, atlaide, preču vai pakalpojumu trūkumi).

Attaisnojuma dokumentu labošana.

Papīra formātā sagatavotu attaisnojuma dokumentu var labot, izdarot labojumu un paša dokumenta. Tādā gadījumā labojums ir jāatrunā ("Labotam ticēt"). Tāpat, jāuzraksta, kas (vārds, uzvārds), kad (datums) un kāpēc (iemesls, pamatojums) ir labojis dokumentu. Labojums jāparaksta tai personai, kura ir labojusi attiecīgo dokumentu.

Dokumentu var labot arī, izmantojot grāmatvedības izziņu (sagatavojot jaunu dokumentu, kuru var pievienot labojamajam dokumentam). Šādā grāmatvedības izziņā jānorāda:

• Informācija par to dokumentu, kurš tiek labots (dokumenta nosaukums, numurs, datums).
• Datumu, kurā tiek veikts labojums (grāmatvedības izziņas datums).
• Labojuma iemeslu.
• Personu, kura atļāvusi veikt labojumu.

Uz labojamā dokumenta uzraksta, ka attiecīgajam dokumentam ir sagatavota grāmatvedības izziņa, kā arī uzraksta izziņas datumu.

Ar attaisnojuma dokumentiem saistītie normatīvie akti.

• Dokumentu juridiskā spēka likums.
• Ministru kabineta noteikumi Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība.
• Likums Par grāmatvedību.
• Ministru kabineta noteikumi Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju.
• Elektronisko dokumentu likums.