Оптовая торговля. Бухгалтерский учет, налоги, другие вопросы

Что такое оптовая торговля?

Согласно 6.части 30.статьи закона О налогах и пошлинах" оптовой торговлей является продажа товара от своего имени лицам, ведущим хозяйственную деятельность (АО, ООО, ИК, также физическим лицам, которые зарегистрировались в СГД) для дальнейшей продажи, производства или обеспечения своей деятельности. Оптовые покупатели обычно используют товар для:

• Дальнейшей перепродажи. Например, продажи в розничной торговле конечному потребителю (для индивидуального бытового потребления).
• Производства другого товара.
• Поддержания (ремонта) основных средств.
• Обеспечения своей хозяйственной деятельности.

Обычно между сторонами заключается соглашение, в котором указывают продаваемые товары, требования качества, объемы продаж, цена товаров, условия поставки итд.

В одном и том же помещении можно продавать товары как в оптовой торговле, так и в розничной торговле.

Предприятие может заниматься также посредничеством в оптовой торговле. Например:

• договаривается с производителем товаров об условиях закупки товаров;
• договаривается с следующем покупателем товаров об условиях продажи товаров;
• договаривается с перевозчиком о перевозке товаров от производителя, на свой склад или о доставке следующему покупателю;
• организует и контролирует процесс, в котором товары от производителя поставляются к следующему покупателю.

Таким образом можно уменьшить расходы (содержание склада, сохранение товаров, зарплаты работников). Но есть большая вероятность возникновения неожиданных ситуаций. Например, производитель не производит необходимый объем, или не производит в установленный срок, перевозчик в установленный срок не доставляет товары, покупатель отказывается от покупки.

Оборот товаров и документов.

Возможный оборот документов между продавцом и покупателем:

• Если покупатель оплачивает аванс (предоплату):
  • Продавец выставляет авансовый счет (счет на предоплату) и отправляет счет покупателю.
  • Покупатель перечислением (безналичный расчет) оплачивает авансовый счет.
  • Продавец получает платеж и сообщает покупателю о сроке, когда можно получить товары.
  • Покупатель приезжает за товаром. Работник продавца, перед выдачей товара, подготавливает товарную накладную. Представители покупателя и продавца подписывают накладную на товар, подтверждая прием-передачу (продажу) товара.
• Если покупатель платит в рассрочку (после получения товара):
  • Стороны подтверждают продажу (выдачу и получение) товара, подписав товарную накладную (налоговый счет).
  • Покупатель в установленный срок платит продавцу за товар.

В обеих случаях продавец и покупатель обязаны регистрировать накладную в соответствующий регистр документов. Продавец регистрирует накладные в тот же день, когда накладная выписана (в день доставки / отправки товара). Все накладные нужно регистрировать в хронологическом порядке (по датам). Такой регистр накладных должен находиться в каждом месте выдачи товара (в каждом складе).

Может быть ситуация, когда после продажи покупатель и продавец договариваются о снижении цены на товары, а также ситуация, когда покупатель возвращает товары (или часть товаров) продавцу.

Если продавец уменьшает цену проданных товаров (товары обратно не получает), тогда продавец выписывает покупателю кредитный счет. В кредитном счете продавец указывает за какие товары и на какую сумму уменьшается цена. Также нужен документ, которым можно обосновать уменьшение цены (в случае проверки Служба государственных доходов (СГД) может потребовать обосновать уменьшение цены).
Если покупатель возвращает товары обратно продавцу, тогда покупатель выписывает соответствующую накладную. Покупатель доставляет, отправляет (возвращает) товары обратно продавцу. Продавец получает возвращенные товары и стороны подписывают соответствующую накладную. Продавец регистрирует подписанную накладную в регистре накладных (журнале регистрации товарно-сопроводительных документов).

Может быть ситуация, когда у предприятия имеется несколько складов (мест оптовой торговли; структурных подразделений) и товары от одного склада нужно перевести на другой склад. В таком случае нужно выписывать внутреннюю накладную (транспортный документ). И на основании данного документа, складские работники учитывают (регистрируют) товар, а бухгалтер делает бухгалтерские проводки.

Нужно иметь ввиду, что накладные и документы на продажу должны соответствовать определенным требованиям (например, нужно использовать латышский язык, документ должен содержать определенные реквизиты, требования по нумерации документов.

Складской учет.

Складской учет нужно вести так, чтобы можно было проследить движение каждой единицы товара. Нужно обеспечить, чтобы:

• Выбрав (указав на) любой товар на складе, можно было показать документ, который подтверждает закупку данного товара.
• Указав на любой товар в любой накладной на продажу, можно было показан документ (закупочную накладную), подтверждающий закупку данного товара.
• Указав на любой товар в любом документе закупки (накладной) можно было определить, продан ли данный товар и если товар продан, тогда можно было бы показать соответствующую накладную на продажу.

Нужно иметь ввиду, что в случае проверки СГД могут быть такие требования и предприятие должно иметь возможность показать и доказать движение товаров.
Также необходимо иметь возможность с документами обосновать, кто перевозил товары (покупатель сам или другое предприятие). Документы, например, счет от перевозчика, документ о передачи груза перевозчику, CMR, итд..

Надлежащий учет товаров был бы полезен и самому предприятию. Потому что:

• Можно контролировать какие товары и в каком объеме находиться на складе (сокращать потери товаров, возможные кражи).
• Можно более точно определить в каком объеме и когда нужно закупать товары. Это также поможет точнее прогнозировать денежный поток.
• Появляется возможность достаточно точно знать, какое количество товара находится на складе. Например, потенциальный клиент сообщает, что хочет купить определенные товары, в определенном объеме. Продавец используя программу складского учета, проверяет остаток соответствующего товара (имеется ли нужный объем требуемого товара). Возможно, часть товаров уже зарезервирована для продажи другому покупателю. В случае необходимости выясняется возможность закупки соответствующих товаров. Продавец сообщает покупателю о возможности продать необходимый объем товаров.
• Есть возможность подготовить различные внутренние отчеты о движении товаров для руководства предприятия.

Учитывая товары (по группам, видам товаров), товарам можно присвоить коды и в складском учете отслеживать товары не по наименованиям, а по кодам. Потому что может быть так, что в накладной на закупку указано одно название (например, на английском, русском итд.), а в накладной на продажу - другое. Также может быть так, что из нескольких закупленных товаров, комплектуется (создается) другой товар и названия совершенно разные.

Минимум один раз в год нужно проводить инвентаризацию товаров. Порядок проведения инвентаризации установлен в «Правилах о ведении и организации бухгалтерского учета».

Какие документы должны находиться на складе (в месте оптовой торговли)?

В основном на складе должны находиться:

• Закупочные накладные (документы, подтверждающие закупку находящихся на складе товаров).
• Накладные на продажу.
• Если товары перемещают между складами предприятия, то должны быть также внутренние накладные на перемещение (перевозку).
• Регистр накладных (журнал регистрации накладной).
• Регистр учета склада (в регистре учитывает/регистрирует движение каждой единицы товара).

В каких ценах следует учитывать товары на складе?

Товар нужно учитывать в ценах закупки (себестоимости). В себестоимость товаров включают:

• Цена закупки товара (цена, указанная в накладной на закупку).
• Транспортные расходы, возникшие из-за получения соответствующих товаров.
• С закупкой прямо связанные пошлины, налоги, услуги посредников и другие расходы.

Учет продажи товаров в финансовом учете.

Обычно суммы продаж распределяются по применяемыми ставкам НДС. Например, в отдельных бухгалтерских счетах учитываются:

• сделки, облагаемые НДС 21%,
• поставка товаров в другую страну Евросоюза (ЕС), НДС плательщику другой страны ЕС,
• экспорт.

Виды расчетов.

Обычно покупатель товаров платит перечислением (перечисление с счета кредитного учреждения или учреждения, оказывающего платежные услуги). Также покупатель может прийти к продавцу и заплатить платежной картой (если продавец принимает такого вида оплаты).

В основе не разрешены платежи наличными. Исключение, если продавец товаров предварительно сообщает в СГД о расчетах наличными и ведет регистр покупателей товаров. Следует учитывать условия, связанные с ограничением на использование наличных денег, а также требования в связи с электронными кассовыми аппаратами. Но желательно избежать сделок наличными.

Дополнительные требования в связи с торговлей отдельными товарами.

Нужно иметь ввиду, что для торговли определенными товарами необходима лицензия.
Например, для торговли отдельными химическими веществами (продуктами).
Дополнительные требования могут быть также в торговле с продуктами питания. Например, для торговли с быстро замороженными продуктами питания. Торгуя продуктами питания, также нужно иметь ввиду требования закона О надзоре над оборотом продуктов питания и требования указаний Кабинета министров (например, требования к помещениям, транспортным средствам, гигиене).

Какие действия обычно выполняют внешний (сторонний) бухгалтер?

Периодически (один раз в месяц или чаще) внешний бухгалтер получает информацию (документы) о совершенных сделках:

• Накладные на продажу товаров.
• Накладные на закупку товаров.
• Счета за полученные услуги.
• Другие документы о расходах (чеки, квитанции).
• Выписку о банковских операциях / операциях платежного учреждения (выписка по счету).
• Данные учета склада.
• Другую информацию.

На основании вышеупомянутых документов и информации бухгалтер:

• Проверяет документы и регистрирует сделки / события в бухгалтерских регистрах. Рассчитывает зарплату (оплату за отпуск и т.д.).
• Ведет учет дебиторов (покупателей) и кредиторов (продавцов), то-есть связывает накладные с платежами, таким образом определяет, который покупатель не заплатил за товары, который покупатель переплатил (или имеет не использованный аванс). В случае необходимости информируют руководство предприятия о расчетах с партнерами по сделкам.
• Рассчитывает налоги. Основными налогами являются налог на добавленную стоимость и налоги с заработной платы (подоходный налог с населения, обязательные платежи государственного социального страхования, также государственная пошлина риска предпринимательской деятельности).
• Подготавливает (и подает) отчеты, декларации. В основном необходимо подготавливать и подавать «Отчет работодателя» (отчет о заработной плате и налогах), декларацию по налогу на добавленную стоимость, сведения о «движении» работников (сведения о начале или прекращении трудовых отношений). Также может быть обязанность подавать отчет о расчете налога на природные ресурсы.