Оправдательные бухгалтерские документы

Что это такое - бухгалтерский оправдательный документ?

Можно называть также первичным документом. Это документ, который подтверждает хозяйственную сделку (факт, что в определенной дате происходила (совершалась) хозяйственная сделка).
Например, банк начисляет банковскую комиссию (оправдательным документом является выписка банка), предприятие покупает товар от другого предприятия (оправдательным документом является налоговый счет, накладная).
Основываясь на оправдательные документы, бухгалтер регистрирует сделки (события) в бухгалтерские регистры (делает бухгалтерские проводки).

Чтобы какой то документ можно было использовать как бухгалтерский оправдательный документ, документ должен содержать определенные реквизиты и информацию.

Зачем нужен оправдательный документ? Почему это важно?

Оправдательные документы в основном необходимы, чтобы:

Службе государственных доходов можно было доказать, что Ваше предприятие правильно рассчитала налоги.
Партнеру по сделки можно было доказать, что Ваше предприятие доставило (передало) товар, оказало услуги или заплатила за товар и услуги.

Каждое Латвийское предприятие обязано вести бухгалтерский учет. Чтобы зарегистрировать (провести) сделку или событие в бухгалтерские регистры (книги), нужен определенным требованиям соответствующий документ, который подтверждает, что сделка состоялось или событие произошло.
Если документ не соответствует определенным требованиям, тогда бухгалтер не имеет право регистрировать такой документ, даже если сделка состоялось.
Например, руководитель или работник предприятия в магазине покупает канцелярские товары, необходимые для деятельности предприятия. Оплата наличными и сумма покупки без НДС превышает 29 евро. Чек электронного кассового аппарата не содержит данные о покупателе.
К сожалению, нет прав использовать такой документ как бухгалтерский оправдательный документ и нет прав регистрировать в бухгалтерские книги. Чтобы решить ситуацию, к чеку кассового аппарата нужно приложить, например, квитанцию (дополнительный документ), где указанны необходимые реквизиты.

Общие требования к оправдательному документу.

Подготавливая документ, нужно убедиться и обеспечить, чтобы документ имел юридическую силу.
Если от имени общества с ограниченной ответственностью (ООО) подготовлен (подписан) какой то документ, тогда нужно удостовериться, что у лица, подписавшего документ, есть соответствующие права. Например, документ от имени ООО должен подписать член правления или лицо, уполномоченное правлением. Также, нужно убедиться, что в правовых нормах или в уставе ООО не предусмотрены какие то ограничения к содержанию документа.

Если Вы не удостоверитесь, что у физического лица есть права подписать документ от имени ООО, тогда может быть следующая ситуация.
Например, предприятие продает товар другому предприятию. Товар получает (забирает) какое то физическое лицо и подписывается от имени другого предприятия. Если у данного физического лица не было прав подписаться от имени предприятия - покупателя и предприятие - покупатель не получил товар, тогда другое предприятие имеет права не признавать данную сделку. В результате продавец бесплатно отдал товар какому то физическому лицу (в лучшем случае продавец сможет получить оплату от соответствующего физического лица). Поэтому, выдавая товар, важно убедиться в личности и правах получателя.

Документ должен быть написан (создан) в физически устойчивом виде так, чтобы технически не было возможно легко поменять содержание документа. Например, документ нельзя (под)писать карандашом. Документ нужно подготавливать так, чтобы в течении всего срока хранения сохранялась информация, включенная в документе. Сохранение информации, включенной в документе, также зависит и от условий хранения (например, не следует хранить документы в помещениях, в которых возможна повышенная влажность воздуха).

Бухгалтерский оправдательный документ должен содержать как минимум следующие реквизиты:

Названия авторов документа (участников хозяйственной сделки). Например, в договоре: лица, которые заключают договор; в счете, накладной: лицо, которое выставляет и получает счет. Хозяйственной сделкой считается сделка, в результате которой происходит обмен ценностями (имуществом) или изменения в составе ценностей. Например, одно лицо передает другому лицу какой то товар (ценность).
Регистрационный номер авторов (участников хозяйственной сделки) документа (например, регистрационный номер ООО).
Юридический адрес авторов (участников хозяйственной сделки) документа, если документ получен от другого лица или составлен для другого лица (внешние оправдательные документы).
Вид документа (счет, чек, квитанция, договор, акт, итд.
Дата документа (дата, когда документ подготовлен).
Информация о хозяйственной сделке:
- Описание сделки. Например, продажа товара, оказание услуг. Также, нужно указать (перечислить) проданный товар и оказанные услуги.
- Желательно указать на основание сделки. Например, договор №. 123 от 01.января, 2019.года.
- Измерители: единица измерения, объем (количество), цена за единицу, сумма.
Подпись (за исключением в законодательстве предусмотренных случаев). Например в 7.¹ статье предусмотрено одно из исключений, когда подготавливают внутренний электронный документ, если данный документ заверило (авторизовало) ответственное лицо, в порядке, который установил руководитель предприятия.

Единица измерения.

В бухгалтерские реестры ("книги") значения (цены, суммы) нужно указывать в евро.
Согласно пояснениям Службы государственных доходов и, имея ввиду требования закона О бухгалтерском учете о том, что:

в бухгалтерских оправдательных документах цены и суммы также нужно указывать в евро. Дополнительно к суммам в евро можно указать суммы в другой валюте.

Если оправдательный документ получили от другого предприятия и в данном документе значения (цены, суммы) не указаны в евро, тогда значения нужно пересчитать в евро по курсу Европейского Центрального банка. Если для какой то валюты Европейский Центральный банк не рассчитывает курс обмена, тогда нужно использовать курс обмена такого поставщика информации, который признан в международных финансовых рынках.

На каком языке нужно подготавливать оправдательные документы?

Имея ввиду требования 6.статьи закона О бухгалтерском учете и фактическую ситуацию (требования СГД), оправдательный документ должен быть на латышском языке. Если в сделке участвует иностранное лицо, тогда, дополнительно к латышскому языку, можно использовать и другой язык (например, счет на двух языках).
Имея в виду 9.статью закона О государственным языке, если заключаете договор о оказании услуги на территории Латвии, тогда такой договор должен содержать латышский язык. Если документ составлен на иностранном языке, тогда нужно приложить перевод на латышский язык.

Виды оправдательных документов.

В нормативных актах существует разделение на:

Внешние оправдательные документы. Это документы, которые Ваше предприятие получило от других лиц, - других предприятий (например, продавцов, поставщиков услуг).
Внутренние оправдательные документы. Внутренние документы подготовлены в самом предприятии (например, накладная о перемещении товара между структурными подразделениями Вашего предприятия).
Нужно иметь ввиду, что внутренним документом (без дополнительных документов) нет прав подтверждать факт, что предприятие купило товар или получило услуги от другого предприятия. Например, если предприятие купило компьютер, и нет документов, подтверждающих покупку (оплату), тогда у предприятия нет прав составлять бухгалтерскую справку или какой то другой внутренний документ о покупке компьютера. На основании такого документа бухгалтер не имеет право проводить (регистрировать) покупку в бухгалтерские реестры ("книги").

Если о какой то сделке имеется как внешний, так и внутренний оправдательный документ, тогда бухгалтер основывается на внешний документ (внешний документ имеет более высокую юридическую силу) .

Более распространенными бухгалтерскими документами являются:

Счета. Счета подготавливают (выписывают) о оказанных услугах.
Накладная / счет - накладная. Накладные выписывают о проданных товарах.
Чек. Оправдательный документ, который распечатывает электронный кассовый аппарат. Подтверждает сделку (покупку), за которую заплачено наличными или банковской картой.
Квитанция. Квитанции используется только в законодательстве предусмотренных случаях и такие квитанции перед использованием нужно регистрировать в СГД. Квитанция также подтверждают сделку, за которую заплатили наличными. Существует также квитанция для чека электронного кассового аппарата. Такую квитанцию не нужно регистрировать в СГД. Такую квитанцию используют, чтобы приложить к чеку кассового аппарата, если в чеки не включены все необходимые реквизиты (например, цена одной единицы товара и количество товара).
Билет. Билеты как и квитанции можно использовать только в определенных, правовыми нормами предусмотренных случаях. И билеты перед использованием нужно регистрировать в СГД.
Договор. Чтобы договор можно было использовать как оправдательный документ, нужно убедиться, что хозяйствення сделка произошла (произошли изменения в составе ценностей - активов) и что договор содержит необходимые реквизиты, и составные части.
Например, если заключен договор займа, но движение (передача) денег не произошла, тогда и хозяйствення сделка не произошла. Поэтому, такой договор до момента движения средств нет оснований проводить (регистрировать) в бухгалтерском учете.
Если в договоре указано, что заемщик получил заем в момент подписания договора, тогда такой договор подтверждает, что хозяйствення сделка совершена и бухгалтер имеет право использовать договор как оправдательный документ. Но надо иметь ввиду, что законодательство может содержать требования оформить дополнительные документы.
Ведомость по заработной плате можно использовать как оправдательный документ, чтобы провести (регистрировать) обязательства предприятия выплатить заработную плату и заплатить налоги.
Банковский документ (например, платежное поручение, выписка по счету). Можно использовать как оправдательный документ, чтобы провести (регистрировать) безналичные платежи.
Бухгалтерская справка. Можно использовать как оправдательный документ, например, чтобы исправлять ошибочную бухгалтерскую проводку.
Кредитный счет. Обычно подготавливают, если стороны договорились уменьшить цену товара или услуги (например, скидка, недостатки в товарах или услугах).

Исправление оправдательных документов.

Если документ в бумажной форме, тогда исправления можно писать на самом документе. Исправления нужно оговорить (подтвердить-заверить). Например, словами: "Исправленному верить. Имя, фамилия, дата, причина.". Исправление подписывает лицо, которое собственноручно сделало исправления.

Документ также можно исправлять, используя бухгалтерскую справку (подготовить новый документ, который можно приложить к тому документу, который нужно исправлять). В таком случае в бухгалтерской справке нужно указать следующую информацию:

Информацию о документе, который исправляется (название документа, номер, дата).
Дату, когда совершается исправления (дата бухгалтерской справки).
Причину исправления.
Информацию о лице, которое разрешило сделать исправление.

На исправляемом документе нужно написать, что к данному документу подготовлена бухгалтерская справка и написать дату справки.

Нормативные акты, связанные с оправдательными документами.

Закон о юридической силе документа.
Указания кабинета Министров Порядок подготовки и оформления документов.
Закон О бухгалтерском учете.
Указания кабинета Министров Указания о ведении и организации бухгалтерского учета.
Закон об электронных документах.

Вас может заинтересовать:

Восстановление бухгалтерского учета В каких случаях может возникнуть необходимость восстановить бухгалтерский учет? Зачем нужно восстанавливать и упорядочивать бухгалтерский учет? Последствия, если бухгалтерский учет не упорядочен. Как происходит восстановление и упорядочение учета? Что нео
Требования к счету на оплату Что такое счет и зачем он нужен? Основные реквизиты счета. Электронно подготовленный счет. Дополнительные реквизиты счета налога на добавленную стоимость (НДС). Нормативные акты, связанные с счетами. Более распространенные виды счетов.
Бухгалтерский учет для разных видов деятельности Бухгалтерский учет в деятельности, связанной с информационными технологиями. В международной торговле. Учет для физических лиц - ведущих хозяйственную деятельность (в том числе, - для само-занятых).